Page 78 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 78
68
5.4 ลักษณะอุปกรณ์กำรจัดเก็บเลกสำร
อุปกรณ์ส าหรับเก็บเอกสารที่ผู้มีหน้าที่ปฏิบัติจะหาซื้อได้
ง่าย และสามารถผลิตหรือสร้างขึ้นมาเองได้ง่ายก็ได้แก่อุปกรณ์ที่ท่อหุ้ม
เอกสารและอุปกรณ์ที่จะช่วยในการเก็บต้น นั่นก็คือ แฟ้ม (Folder)
บัตรน้ า (Guide)และบัตร (Card) สิ่งเหล่านี้หากจะผลิตเองโดยไม่ต้อง
ซื้อก็สามารถท าได้โดยหากระดาษแข็งตัดเป็นรูปแฟ้มพับกลางให้แผ่น
หน้าต่างกว่าแผ่นหลัง 1/2 นิ้วฟุต โดยให้แผ่นหลังห่างจากรอยพับรอย
แรกประมาณ 1 /2 นิ้วฟุต เช่นกัน เมื่อมีเอกสารมาก แฟ้มจะได้ขยาย
ตัวรับเอกสารได้มากขึ้น
แฟ้มเอกสารที่มีขายอยู่ตามท้องตลาด มีทั้งแฟ้มที่ผลิตจาก
กระดาษอ่อนและกระดาษแข็ง ให้เลือกซื้อได้ใช้ได้ตามต้องการ ส่วน
ใหญ่จะเป็นแฟ้มตัดตรง ผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารอาจดัดแปลงเป็นแฟ้ม
ตัดชนิดต่างๆได้ตามต้องการ
1. แฟ้มตัดตรง (Straight (Strainght cut folder) คือ
แฟ้มที่ไม่มีส่วนยืน ทุกส่วนของแฟ้มจะเรียนเสมอกันหมด อาจจะใช้
เป็นปกเอกสารน าเข้าเก็บในแฟ้มแขวนอีกทีหนึ่ง
