Page 82 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 82
72
5.4.4 อุปกรณ์เก็บเอกสำรชนิดอื่น
อุปกรณ์ต่างๆ มีอีกมากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ
เอกสาร อาทิเช่น
1. กระบะแยกเอกสาร ใช้ส าหรับแยกประเภทเอกสารก่อน
น าเข้าเก็บหรือแยกเป็นเอกสารเข้าและเอกสารออก เพื่อปฏิบัติต่อไป
2 อุปกรณ์ช่วยเก็บเอกสารอื่นๆ เช่น กระดาษกาวติดส่วนยื่น
กรรไกร เครื่องเจาะรูเอกสาร
3 แหล่งเก็บบัตรดัชนี หรือเก็บรายชื่อลูกค้า ถ้าเป็นลายชื่อ
ลูกค้ าจ านวนไม่มากนัก ก็อาจะใช้กล่องพลาสติก ซึ่งซื้อหาได้ตามร้าน
ขายอุปกรณ์เก็บเอกสารทั่วๆ ไป แต่ถ้าเป็นลายชื่อลูกค้าหรือบัตรดัชนี
จ านวนมาก ก็จะอาจใช้สิ้นชักขนาดเล็กมีความยาวคล้ายรางกว้าง
ประมาณ 5 1/2 นิ้วฟุต ใส่บัตรดัชนีลงไปโดยมีแผงสปริงกันบัตรให้ตั้ง
ตรงเป็นระเบียบสะดวกในการค้นหา
5.5 อุปกรณ์ในกำรท ำลำยเอกสำร
การท าลายเอกสารมีความจ าเป็นส าหรับหน่วยงานบริการ
เอกสาร เนื่องจากเอกสารที่เก็บไว้เมือหมด
ความจ าเป็นก็มีการท าลายออกไป เพื่อลดความซับซ้อนยุ่งยากและลด
พื้นที่และอุปกรณ์ในการเก็บเอกสารผู้บริหารงานเอกสารจะต้องมี
เครื่องมือและอุปกรณ์ในการท าลายเอกสารดังนี้
