Page 64 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 64
54
หน่วยการบริหารงานเอกสาร ควรจัดท าแบบฟอร์มให้
สะดวกและง่ายต่อการผลิตเอกสาร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต
เอกสาร จึงควรศึกษาแนวทางการออกแบบฟอร์มตั้งต่อไปนี้
1. แบบฟอร์มที่ก าหนดขึ้นต้องแน่ใจว่าจะมีประโยชน์สูงสุด
และจ าเป็นต่องานเอกสาร ขจัดแบบฟอร์มที่จ าเป็นน้อยหรือไม่ค่อย
จ าเป็นออกไป
2. ลดรายการในแบบฟอร์มที่ไม่จ าเป็น ข้อมูลที่คล้ายๆ กัน
พยายามให้อยู่ในหัวข้อเดียวกันหรือเรียงล าดับใกล้เคียงกัน
3 หมั่นส ารวจแบบฟอร์มที่มีอยู่แล้ว ว่าควรปรับปรุงอย่างไร
และรีบแก้ไขโดยไม่จ าเป็นต้องออกแบบฟอร์มใหม่บ่อยๆ
4. แบบฟอร์มใดที่ใช้บ่อย ต้องควบคุมดูแลให้เหมาะสม
ตลอดจนตรวจสอบหัวข้อของแบบฟอร์มให้ทันสมัยอยู่เสมอ
5. พยายามควบคุมและกระจายการใช้แบบฟอร์มให้ทั่วถึง
และเหมาะสมกับหน่วยงาน
6. แบบฟอร์มเก่าที่ไม่ค่อยได้ใช้ ต้องวิเคราะห์ว่าเกิดจาก
เหตุใด เมื่อจ าเป็นต้องเลิกใช้ก็ตัดสินใจเลิกใช้เสียโดยเร็ว
7. พยายามให้รหัสตัวเลขประจ าแบบฟอร์ม เพื่อสะดวกใน
การเรียกชื่อหรือเก็บเอกสารได้สะดวกอาจให้รหัสเป็นตัวเลขและ
ตัวหนังสือที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ เช่น ฟอร์มส าหรับงานพัสดุอาจให้
รหัสเป็น พส. 1 พส. 2 พส. 3 ถ้าเกี่ยวกับการเงินก็ให้รหัสเป็น กง 1 กง
2 กง 3 ดังนี้เป็นต้น
ใ น กรณีที่มีแบบฟอร์ม 1 0 0 - 200 ชนิด ก็ควรให้รหัส
ตัวหนังสือและตัวเลขเป็นเลข 3 ตัว และแบ่งหมวดของฟอร์มตาม
แผนกของการใช้ สมมติ
