Page 58 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 58
49
6. เพื่อตดค่าใช้จ่ายต่างๆ เพราะเอกสารชนิดโดไม่จ าเป็นก็
ไม่เก็บ เอกลสารที่เก็บไว้ดีแล้ว เมื่อไม่สูญหายหรือช ารุด ก็ไม่ต้องจัดท า
ใหม่ เป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ
4.3 คุณภำพของกำรจัดเก็บเอกสำร
การจัดการเอกสารหรือเก็บเอกสารได้อย่างมีคุณภาพหรือไม่
อยู่ที่วัตถุประสงค์และเป้าหมายของหน่วยเก็บ ผู้ด าเนินการเกี่ยวกับ
เอกสารจะต้องวางเป้าหมายให้ชัดเจนส าหรับการจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้
หน่วยงานเก็บเอกสารมีคุณภาพและประหยัดแงงานและค่าใช้จ่ายของ
องค์การ จึงควรวางเป้าหมายของการจัดการเอกสารไว้ดังต่อไปนี้คือ
1.ก าหนดไว้ว่าเอกสารชนิดใดบ้างที่จะเก็บไว้หรือไม่
เอกสารที่จะเก็บควรก าหนดอายุของการเก็บไว้ชัดเจน เช่น3 เดือน6
เดือน หรือกว่านั้น
2. วางระบบการจัดเก็บเอกสารไว้อย่างชัดเจน เช่น เอกสาร
ชนิดไดจะเก็บตามตัวอักษร ตามตัวเลขหรือปฏิบัติเพื่อให้ง่ายต่อการ
ตัดสินใจและรวดเร็วในการจัดเก็บ
3. สร้างอุปกรณ์อย่างง่ายๆ เช่น แฟ้มเก็บเอกสาร บัตรน่า
หรือบัตรลายชื่อหรือแหล่งเก็บบัตรดัชนี
ต่างๆ ด้วยวัสดุที่มีอยู่
4. ประหยัดขั้นตอนการท างานที่ไม่จ าเป็นลงไป เช่น การ
แยกประเภทเอกสาร การจัดท าบัตรอ้างอิง
หรือการจัดท าบัตรดัชนีอย่างง่าย แต่ให้สะดวกในการเก็บค้นเอกสาร
