Page 29 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 29
22
3. ปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงระบบบริการที่ไม่จ าเป็นให้
เหลือแต่แผนการบริการที่จ าเป็น การผลิตเอกสารที่ซ้ าๆ ซาก การติด
ประกาศโฆษณาที่ไม่ค่อยได้รับความสนใจ เอกสารประชาสัมพันธ์ของ
หน่วยงาน อื่นที่ไม่มีประโยชน์ ต้องขจัดออกไปให้หมดสิ้น
4. การเลือกใช้แต่เครื่องมือที่ทันสมัย เช่น เครื่องพิมพ์ดีด
ไฟฟ้าชนิดเก็บข้อมูลได้ เครื่องถ่ายเอกสารที่มีคุณภาพดี เครื่องมือ
อิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ วัสดุอุปกรณ์ทันสมัยเหล่านี้จะช่วยให้การ
ปรับปรุงระบบงานดีขึ้น
5. การศึกษาปัญหาและรวบรวมปัญหา เพื่อการปรับปรุง
แก้ไขและเป็นข้อมูลในการตัดสินใจเลือกทาง
เลือก ปัญหาทุกชนิดควรเก็บรวบรวมและจัดคณะกรรมการหาทางแก้ไข
ร่วมกัน ปัญหาที่จ าเป็นต้องแก้ไข โดยส่วน ก็ต้องรีบแก้ไขทันที
โดยเฉพาะปัญหาที่เกี่ยวกับนโยบายและแผนงานส าคัญ จะต้องได้รับ
การ แก้ไขโดยส่วนและรวดเร็ว
6. จัดอบรมและพัฒนาบุคลากร เพื่อการปรับปรุงงานและ
เป็นทางส่งเสริมบุคลากรให้กาวหน้าในต าแหน่งหน้าที่ เป็นการสร้าง
ขวัญและก าลังใจแก่ผู้ปฏิบัติงาน เพิ่มประสิทธิภาพของงานและเป็นการ
บริการ หน่วยงานต่างๆ อย่างได้ผลดี
7. การสร้างความร่วมมือและให้การยอมรับในหน่วยงาน
อื่นๆจะชายให้ประสบผลส าเร็จในการปฏิบัติงาน มีการประชาสัมพันธ์
เพื่อสร้างความร่วมมือแตะเข้าใจ จัดกิจกรรมหรือว่างเครือข่ายของาน
เอกสารให้สะดวก และง่ายต่อการติดต่อต้มพันธ์กับหน่วยงานอื่น ๆ
