Page 28 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 28
21
2.5 กำรปรับปรุงระบบกำรจัดกำรเอกสำร
การปรับปรุงระบบงานเป็นเรื่องปกติและไม่อาจละเลยได้
แม้แต่น้อย เพราะยังเป็นที่ยอมรับกันเสมอว่า
หนทางในการท างานที่ดีที่สุดนั้นไม่เคยมี โลกของความเจริญก้าวหน้า
ไปอย่างรวดเร็วมาก วิธีการและการ พัฒนาระบบตลอดถึงการ
ปรับปรุงต้องไม่ตามวิวัฒนาการของโลก การขยายตัวของหน่วยงาน
เพื่อให้รองรับปริมาณงานเพิ่มด้วยการพัฒนาระบบการจัดการที่ดี จะ
ช่วยให้ประสิทธิภาพของพนักงานดีขึ้น ระบบการจัดการที่ดีจะช่วยลด
ความยากล าบากแต่เพิ่มประสิทธิภาพของงาน
การปรับปรุงระบบงานทุกชนิด นอกจากจะมีเป้าหมายอยู่
ที่การเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานแล้ว ยังต้องมีเป้าหมายของ
การใช้เครื่องมือทุ่นแรงและวิทยาการสมัยใหม่เข้าช่วยเหลือด้วย
การศึกษาและการเรียนรู้ทั้งระบบและการเรียนรู้การใช้เครื่องมือที่
ทันสมัย ถึงต้องควบคู่กันไปเหมือนเงาตามตัว
การปรับปรุงระบบการจัดเอกสารควรค านึงสิ่งต่างๆ เหล่านี้คือ
1. เอกสารที่เป็นข้อมูลส าคัญและจ าเป็นของหน่วยงาน จะ
ถูกพิจารณาอย่างรอบคอบจากผู้มีอ านาจ
จัดการเอกสารและก าหนดวิธีจัดเก็บไว้อย่างรัดกุมและปลอดภัย
2. จัดการกับระบบปฏิบัติที่ล่าช้าและมีสายทางเดินของ
งานวกวน เอกสารบางชนิดอาจไม่ส าคัญไปกว่าสลากยาหรือใบปลิว
โฆษณาสินค้าประจ าเดือน พนักงานจะต้องเรียนรู้ลักษณะและชนิด
เอกสารที่ไม่จ าเป็น
