Page 23 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 23
16
พร้อมหาแหล่งเก็บที่ปลอดภัยและรัดกุมเอกสารที่เป็นความลับของ
หน่วยงานต้องจัดหาแฟ้มหรือแหล่งเก็บที่เหมาะสม
การจัดการกับระบบการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับประเภท
ของเอกสาร ก็เป็นวิธีการควบคุมเอกสารอีกวิธีหนึ่ง ตลอดถึงการน าเข้า
เก็บ การจัดเก็บ อ้างอิง การทาทะเบียนเอกสาร การรักษาเอกสาร
ซ่อมแซม การติดตามทางกามคืนจากผู้ยืมเอกสารไป การท าบัตรยืม
การท าแหล่งติดลายเอกสารที่ถูกวิธี และเหมาะสม จะช่วยในการ
ควบคุมเอกสารได้เป็นอย่างดี
2.2.6 กำรท ำลำยเอกสำร
การท าลายเอกสาร ก็คือการที่ผู้ปฏิบัติพิจารณาเห็นว่า
เอกสารหมดความจ าเป็นใช้งานต่อไปแล้วถ้าเก็บไว้จะท าให้สิ้นเปลือง
สถานที่เก็บเอกสารท าให้ไม่ประหยัด สิ้นเปลืองเวลาและวัสดุก็จะ
ท าลายเอกสารนั้นเสีย (จะได้กล่าววิธีการท าอายภายหลัง)
2.3 กำรวิเครำะห์กำรจัดกำรเอกสำร
การวิเคราะห์การจัดการเอกสาร ก็มีความส าคัญอย่างหนึ่ง
ส าหรับผู้บริหาร การท่าการวิเคราะห์อย่างรูปธรรมเป็นข้อตรุปอย่าง
หนึ่งที่จะทราบว่า ผู้บริหารงานเอกสารบริหารได้ผลดีหรือผิดพลาดขาด
ประสิทธิภาพ ในการจัดการ ชั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบการจัดการ
ที่พอเป็นแนวทางปฏิบัติได้ดังต่อไปนี้คือ
1. กำรวิเครำะห์แผนงำน ผู้ปฏิบัติต้องท าการวิเคราะห์แผน
ที่วางไว้โดยส ารวจผลการด าเนินการที่เป็นเป้าหมายสูงสุด ความส าเร็จ
ของการบริหารงาน ค่าใช้จ่ายในการต าเนินการที่ประหยัด ตลอดจนการ
ใช้ เครื่องมือยุปกรณ์อย่างคุ้มค่าหรือไม่
