Page 20 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 20
13
6. การก าหนดมาตรฐานเครื่องมือเครื่องใช้ให้ทันสมัยอยู่
เสมอและให้เหมาะสมกับขนาดขององค์การหรืการบริหารงานเอกสาร
เครื่องมือเครื่องใช้ที่ล้าสมัย ก็พยายามถ่ายโอนไปไว้ที่อื่น หากยังใช้
ต่อไปได้แต่ช ารุดก็รีบซอมแซมให้ใช้การได้ดี เครื่องมือเครื่องใช้ที่เป็น
เทคโนโลยีชั้นสูง เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องถ่ายไมโครฟิล์ม เครื่อง
อานไมโครฟิล์ม ควรดูแลระวังรักษาให้อยู่ในสภาพใช้งานได้ดี อาจะ
ติดต่อโดยตรงกับภาคธุรกิจที่จ าหน่ายอุปกรณ์ให้ตรวจตราดูแลอย่าง
ใกล้ชิด
7 การก าหนดวิธีปฏิบัติในการเก็บเอกสาร การควบคุมและ
ติดตามเอกสาร ตลอดจนนั้นตอนของการโอนย้ายเอกสารและการ
ท าลายเอกสารที่หมดความจ าเป็น
8.ส่งเสริมและสร้างขวัญก าลังใจของบุคลากรในหน่วยงาน
วางกฎเกณฑ์ในการพิจารณาความดีความชอบ การเลื่อนต าแหน่ง หรือ
หาทางส่งเสริมความก้าวหน้า เช่น ส่งไปฝึกอบรม ให้ไปดูรานและ
ส่งเสริมการดับเปลี่ยนหน้าที่ให้เกิดการรอบรู้งานสารพัน เพื่อเป็น
หนทางก้าวหน้าในอาชีพต่อไป
9. จัดให้มีการวิจัยผลงานการปฏิบัติในหน่วยงาน เพื่อ
หาทางแก้ไขปรับปรุงงานบริหารเอกสารให้มีประสิทธิภาพ
