Page 16 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 16
9
หน่วยที่ 2 กำรจัดกำรเอกสำร
การจัดการเอกสารหรือการบริหารงานเอกสาร หมายถึง
กระบวนการหรือขั้นตอนต าเนินการเกี่ยวกันเอกสารตามล าดับ เพื่อให้
บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ได้ก าหนดไว้ทุกประการ ผู้บริหารจ านวนไม่
น้อยที่มองไม่ เห็นความส าคัญของกระบวนการบริหารงานเอกสาร พวก
หัวเก่าหรือนักบริหารสมัยเก่า มักมองเห็นเอกสาร เป็นเรื่องไม่ส าคัญ ใช้
ไปแล้วก็ไม่สนใจเก็บรักษาหรือไม่ใสใจต่อกระบวนการที่เป็นวงจร
เอกสาร แต่เมื่อมีความจ าเป็นจะใช้เอกสารขึ้นมาเมื่อใด ก็จะเอะอะ
โวยวาย โทษคนโน้นคนนี้ เมื่อหาหลักฐานข้อมูลไม่ได้ก็ อาจโมโห
ฉุนเฉียวกับผู้ได้บังคับบัญชา ผู้รับผิดชอบ แต่แท้ที่จริงแล้วเป็นเพราะ
เขาเหล่านั้นไม่ค่อยสนับสนุนการจัดการกับเอกสารเท่าที่ควรนั้นเอง ซึ่ง
ผู้บริหารงานเอกสารควรเข้าใจระบบบริหารดังต่อไปนี้
2.1 โครงสร้ำงกำรจัดกำรเอกสำร
การจัดการกับเอสารหรือการบริหารเอกสารที่ดี จะต้อง
เข้าใจถึงวงจรของเอกสารว่ามีอย่างไร ผู้บริหารงานเอกสารจึงจะ
สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ การ
จัดการกับวงจรเอกสาร แต่ละชั้นตอน เป็นเรื่องที่ผู้บริหารงานเอกสาร
จะต้องตัดสินใจและวางแผนเพื่อให้แต่ละขั้นตอนของวงจรเอก สาร
สัมฤทธิ์ประโยชน์ขององค์การอย่างแท้จริง
