Page 21 - โครงการการจัดการเอกสาร

14

2.2.3 กำรวำงแผนปฏิบัติงำนในกำรเก็บต้นเอกสำร

ผู้บริหารงานเอกสารต้องตระหนักดีว่าการจัดการเอกสารจะ

ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อกิจการ

เอกสารจะต้องมีเป้าหมายที่แน่นอนว่าจะเก็บเอกสารเพื่ออะไร เก็บ

อย่างไร ใช้อย่างไร เป้าหมายหลักของ การเก็บเอกสารก็คือ

1. เก็บเอกสารให้ครบถ้วนไม่สูญหาย

2. ค้นหาได้ถูกต้องสะดวกและรวดเร็ว

3 เป็นการรักษาสภาพของเอกสารให้คงทนถาวร

4. สร้างความเป็นระเบียบของงาน

5. เป็นการรักษาความลับของหน่วยงาน

6 ให้บริการได้เมื่อมีผู้ร้องขอและต้องการใช้

7 จัดเก็บเอกสารให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

8. จัดเก็บเอกสารให้ประหยัดค่าใช้จ่าย

ผู้บริการจะต้องก าหนดทิศทางหรือวิชีการในการจัดเก็บ

เอกสารให้เป็นแนวหรือระนบเดียวกันว่าเอกสารชนิดโอยะเก็บตาม

ตัวอักษร เอกสารชนิดไดจะเก็บตามตัวเลข ภูมิศาสตร์ หรือเก็บตามเรื่อง

เพื่อให้บุคลากรในหน่วยงานได้เรียนรู้และปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง

การออกแบบระนบการจัดเก็บเอกสารนั้นมีความส าคัญและจ าเป็นมาก

เพราะการออกแบบระบบปฏิบัติงานแกสารที่มีประสิทธิภาพจะชวยลด

ขั้นตอนและประหยัดเวลาในการปฏิบัติงาน

องค์ประกอบที่ส าคัญของการออกแบบระบบเก็บเอกสาร เริ่มตั้งแต่การ

ท าดัชนีเก็บเอกสาร การเลือกใช้วัสดุอุปกรณ์ที่สะดวกในการปฏิบัติ การ

ใช้อุปกรณ์อย่างมีคุณค่าและวิธีปฏิบัติอย่างเป็นพื้นฐานสากล กล่าวคือ

เก็บง่าย ค้นใช้สะดวก โอนย้ายได้รวดเร็ว ท าลายได้ถูกต้อง