Page 19 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 19
12
3 จัดให้มีการรายงานเป็นระยะ อาจจะเป็น 6 เดือนหรือ 1
ปี เพื่อท าการประเมินผล การปฏิบัติงานและหาทางปรับปรุงแก้ไขงาน
ที่บกพร่องหรือเพื่อเป็นการกระตุ้นการปฏิบัติงานของบุคลากร งานใดที่
บกพร่องก็หามูลเหตุแห่งความบกพร่องนั้นและระดมความคิดหาทาง
แก้ไข ส่วนงานบางชนิดที่ปฏิบัติได้ดีอยู่ แล้ว ก็พยายามปรับปรุงให้ดียิง
ขึ้น ควรระลึกอยู่เสมอว่า กระบวนการหรือวิธีการจัดการเอกสารที่ดี
ที่สุดนั้น ไม่มี การปรับปรุงแก้ไขต้องกระท าอยู่เสมอตามวิวัฒนาการ
ของเทคโนโลยีที่ทันสมัยและกาวหน้า
4. คู่มือในการปฏิบัติที่เป็นมาตรฐาน ผู้บริหารงานเอกสาร
ควรจัดท าคู่มือส าหรับให้ผู้ปฏิบัติงานได้ใช้เป็นแนวทางในการ
ปฏิบัติงานให้เป็นแบบเดียวกันหรือมาตรฐานเดียวกัน เป็นการก าหนด
ขั้นตอนในการ จัดเก็บเอกสาร การก าหนดมาตรฐานของเอกสารส าคัญ
เช่น เอกสารที่มีคุณคาทางการบริหาร เอกสารที่มีคุณค่าทางกฎหมาย
เอกสารเกี่ยวกับการเงิน เอกสารทางประวัติศาสตร์ เหล่านี้เป็นต้น
5. การจัดสถานที่เก็บเอกสารให้เพียงพอกับการบริหารงาน
เอกสาร รู้จักการจัดการเกี่ยวกับทางเดินของงาน การจัดวางเครื่องมือ
และอุปกรณ์ไม่ให้สับสนในการปฏิบัติงาน การจัดขนาดห้องเก็บเอกสาร
การจัดสถานที่แหล่งโอนเอกสาร เป็นต้น
