Page 17 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 17
10
วงจรของเอกสารตั้งแต่เริมผลิตหรือสร้างเอกสารไปจนกระทั่ง
เอกสารหมดความจ าเป็นที่จะใช้ มีอยู่ 5ขั้นตอน คือ
1.การสร้างหรือผลิตเอกสาร (Creation)
2.การจ าแนกประเภทและน าเอกสารไปใช้ (Classified of
Ultiliative)
3.การเก็บเอกสาร (Storage)
4.การสืบค้นเมื่อจ าเป็น (Retrieved when necessary)
5. การท าลาย (Disposition)
2.2 กำรตัดสินใจและวำงแผนบริหำรงำนเอกสำร
แม้ว่าวงจรของเอกสารตังกล่าวจะมีทางเดินตามระบบในตัวเองอย่าง
แน่ชัดก็ตาม แต่ก็เป็นปัญหาของผู้บริหารงานเอกสารเองจะต้องศึกษา
รายละเอียดในเชิงปฏิบัติงานในแต่ละตอนให้เป็นไปอย่างรัดกุมและมี
ประสิทธิภาพ ได้ผลสมความมุ่งหมายการตัดสินใจและศึกษาระบบเป็น
เรื่องส าคัญก่อนการบริหารงาน เอกสาร ผู้บริหารควรก าหนดระบบและ
วิธีการบริหารงานเอกสารพอสมควร ดั้งต่อไปนี้
