Page 18 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 18
11
2.2.1 กำรวำงแผนบริหำร
ผู้บริหารงานเอกสารต้องศึกษาและตัดสินใจเรื่องการสร้าง
เอกสาร เริ่มตั้งแต่การผลิต การเตรียมวัสดุอุปกรณ์การเตรียมหา
บุคลากรช่วยต าเนินการเกี่ยวกับเอกสาร เมื่อได้ข้อสรุปของวัสดุอุปกรณ์
และก าลังคนในการเก็บเอกสารเรียบร้อยแล้ว จะต้องค านึงถึงสิ่งที่จะ
เอื้อประโยชน์ให้การวางแผนเป็นไปได้ส าเร็จ ในการผลิตเอกสารให้
สมบูรณ์ ดังนี้คือ
1. การวางนโยบายบริหารงานเอกสาร ผู้บริหารจะต้อง
ตัดสินใจให้ชัดเจนไปเลยว่าการต าเนินการเกี่ยวกับเอกสารนั้นจะให้
ศูนย์กลางเอกสารเป็นหน่วยควบคุมหรือจะให้หน่วยงานย่อยแต่ละ
หน่วยควบคุมกันเอง การจัดสินใจดังกล่าวจะต้องค านึงถึงประโยชน์
ระดับสูง งบประมาณ สถานที่เก็บ บุคลากร และอุปกรณ์ใน การจัดเก็บ
เป็นสิ่งส าคัญด้วย
2 การวางแผนการจัดฝึกอบรมพนักงาน เนื่องจากการ
จัดเก็บและควบคุมเอกสารจานวนมากๆต้องมีการพัฒนาระบบและวิธี
บริหารงานให้รัดกุมเป็นระเบียบ สามารถบริการได้ทั่วถึงและรวดเร็ว
ผู้บริหาร งานเอกสารจะต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงวิธีการควบคุมและ
เก็บค้นอยู่เสมอ บุคลากรผู้ปฏิบัติงานก็ควรได้รับ การฝึกอบรมและ
เรียนรู้วิทยาการใหม่ๆ ไปด้วย เช่น การใช้อุปกรณ์ เครื่องมือสมัยใหม่
อาจมีการติดต่อ กับธุรกิจเอกชนอื่นๆ หรือผู้จ าหน่ายอุปกรณ์การจัดการ
เอกสาร เพื่อส่งบุคลากรเข้ารับการฝึกอบรมการใช้ เครื่องมือและ
อุปกรณ์ต่างๆ ด้วย
