Page 19 - E-MODUL Kearsipan

RANGKUMAN

 Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan

oleh seseorang untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaanya.

Untuk mengetahui penggunaan atau pemakaian arsip, perlu dilakukan penilaian arsip
sesuai jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama suatu arsip disimpan dalam file aktif

dan file inaktif.
1. Pergolongan Arsip vita; (90-100%), Arsip tidak dapat digantikan kembali jika

dimusnahkan Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan.

2. Arsip penting (50-89%). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan
biaya rendah.

3. Arsip tidak berguna (0-10%). Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai
sementara.

 Faktor penyebab ketidakefektifan teknik penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut :

1. Pemberian kata tangkap, indeks, dan klasifikasi yang kurang tepat.
2. Prosedur penyimpanan tidak efektif dan tidak sesuai.

3. Prosedur peminjaman kurang diimplementasikan.
4. Adanya penumpukan arsip dalam satu map.

 Lembar pinjam arsip dibuat sebanyak tiga rangkap. (putih, hijau, dan biru)

1. Putih, ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. Lembar ini berfungsi
untuk menandai bahwa salah satu arsip sedang dipinjam.

2. Hijau, lembar ini berfungsi sebagai bukti peminjaman.
3. Biru, sebagai pengingat bagi petugas arsip (arsiparis)

 Petugas kearsipan harus menyusun aturan atau prosedur pengguna arsip untuk keperluan

intern dan ekstern, serta menyiapkan perangkat-perangkat lainnya, seperti buku tamu dan
lembar peminjam arsip. Dengan penggunaan perangkat-perangkat tersebut, arsip-arsip

yang dipinjam oleh pengguna arsip mudah diketahui jumlah dan tempat penyimpanannya,
 serta pihak peminjam dan batas waktu pengembalian arsip.

14

14