Page 14 - E-MODUL Kearsipan

C. Penemuan Arsip (Finding, Retrieval)
Penyimpanan arsip yang efektif artinya arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
sewaktu-waktu pada saat diperlukan.

Dengan adanya penyimpanan yang baik, pemanfaatan arsip semakin besar. Pemanfaatan
arsip ini juga dapat mengukur seberapa tinggi penggunaan suatu arsip. Arsip yang tingkat

penggunaan/pemanfaatannya tergolong tinggi berarti arsip tersebut merupakan arsip aktif.
Namun, jika penggunaannya rendah, itu berarti arsip tersebut dikategorikan sebagai arsip

inaktif. Untuk mengukur keefektifan tersebut dapat diukur dari rasio penemuan sebagai

berikut.
Rasio Penemuan = Jumlah Arsip yang Ditemukan x 100%

Jumlah Arsip yang Dicari
Kriteria rasio penemuan yang digunakan adalah sebagai berikut:

a. Jika rasio > 99,5%, berarti arsip disimpan dengan baik.
b. Jika rasio penemuan antara 97-99,5% berarti arsip disimpan dalam kondisi memuaskan.

c. Jika rasio < 97%, berarti teknik penyimpanan perlu dibenahi.

Kecepatan dan ketepatan penemuan arsip sangat berkaitan dengan beberapa hal, diantaranya :
1. Kejelasan materi yang diminta,

2. Ketepatan klasifikasi yang dipakai,
3. Ketepatan dan kemantapan sistem indeks, serta

4. Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai.

Contoh :
Dari 90 arsip yang dicari, ditemukan 88 arsip. Besar rasio penemuannya adalah :

Rasio Penemuan = Jumlah Arsip yang Ditemukan x 100%
Jumlah Arsip yang Dicari

= 88 x 100%

90
= 97,7%

Berdasarkan hasil penghitungan, dapat dikatakan teknik penyimpanan arsip tersebut dalam

kondisi memuaskan (cukup efektif).

9

9