Page 15 - E-MODUL Kearsipan

Terdapat beberapa faktor penyebab ketidakefektifan teknik penyimpanan arsip, yaitu sebagai
berikut :

1. Pemberian kata tangkap, indeks, dan klasifikasi yang kurang tepat.

2. Prosedur penyimpanan tidak efektif dan tidak sesuai dengan sistem penyimpanan arsip.
3. Prosedur peminjaman kurang diimplementasikan.

4. Adanya penumpukan arsip dalam satu map.

D. Kegiatan-Kegiatan Penggunaan Arsip
Dalam kegiatan penggunaan arsip, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu
sebagai berikut.

1. Peminjam arsip diharuskan mengisi lembar/formulir peminjaman arsip yang berisi
beberapa informasi,seperti:

 nama peminjam

 nomor dan jenis arsip yang dipinjam, serta pengesahan dari petugas yang
bertanggung jawab terhadap penyimpanan arsip.

2. Petugas arsip memeriksa berkas peringatan pada unit kearsipan setiap saat agar arsip

dikembalikan tepat waktu
3. Petugas arsip harus memeriksa dokumen yang dikembalikan, apakah masih baik atau

rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, arsip tersebut harus diperbaiki. Apabila
waktu peminjaman melewati jatuh tempo, peminjam mendapatkan teguran.

4. Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan mencabut outslip dari

folder.
5. Adanya pengawasan terhadap surat yang dipinjam dan dikembalikan.

E. OUT SLIP (Lembar Peminjaman Arsip)
Lembar peminjaman arsip (outslip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat

setiap peminjaman arsip.
Kegunaan lembar pinjam arsip :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

10

10