Page 11 - Memoire VAE

F CUS SUR DES OUTILS
Valérie PORTAL

Mind mapping logiciel gratuit utilisé : Freemind

J’ai utilisé la carte mentale pour poser sur le papier toutes les notions
que l’on associe à l’idée de départ, comme les 30 ans de la
compagnie. J’utilise un logiciel gratuit assez complexe à prendre en
main, mais qui, une fois les fonctions principales maîtrisées, permet
d’avoir une belle vue d’ensemble des idées et de les hiérarchiser.

Je trouve cet outil particulièrement bien adapté dans l’événementiel,
et c’est dans ce domaine exclusivement que je m’en sers.

Les outils collaboratifs gratuits et performants

• Doodle (http://doodle.com/fr/)
Créée en 2007, cette solution d’organisation en ligne est idéale
pour la planification de mes réunions.
Je l’ai découvert en 2010 pour l’organisation des reportings
bimestriels et même pour définir la date anniversaire des 30 ans
(voir interview en P2)
• Outils Google
Google offre toute une panoplie d’outils très intéressants dont je
me sers quotidiennement parmi lesquels :
o Google form, pour créer des formulaires d’inscription à nos
réunions, ou encore des questionnaires de satisfaction avec
un résumé des réponses très visuel
o Google Drive, pour stocker, partager et garder à porter de
main des documents. Cela nécessite tout de même que
chaque personne devant y accéder ait un compte google
avec une adresse gmail.
• Wetransfer (http://wetransfer.com)
Plateforme en ligne de transfert de fichier offrant la possibilité
d’envoyer des fichiers jusqu’à 2 Go dans sa version gratuite. Je
m’en sers généralement pour recevoir les vidéos, ou les gros
fichiers qui ne passent pas par la messagerie.
• Trello (http://trello.com)
Découvert assez récemment, lors d’une formation en gestion de
projet, cet outil en ligne permet de créer des tableaux, d’y lister
des tâches, de les assigner à des personnes travaillant sur le

projet. Il est possible de suivre ainsi l’avancement. J’utilise
l’application sur mon pc mais également sur mon téléphone.

Rétroplanning (inspiré du diagramme de Gantt)

Ce rétroplanning est réalisé sous excel. Le fichier comporte deux
onglets, un dédié à la partie Budget et l’autre à la partie Roadmap.

C’est l’élément central de toutes mes actions de communication. Il
reprend toutes les actions et les place dans le temps, il permet de
suivre la réalisation des tâches et de communiquer le planning établi à
ma direction.
Une partie des tâches en commun avec des prestataires ou d’autres
partenaires ou intervenants peuvent être reprises dans un Trello pour
favoriser la collaboration.

Sur la partie Budget, il me permet d’établir le coût de l’opération et de
suivre la facturation au plus près.

7