Page 6 - Memoire VAE

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Tous les ans, je planifie et organise les réunions clients en proposant un large choix de thématiques sur
chaque site et en récupérant les disponibilités des animateurs via un premier google form.

Réceptif : mon cahier des charges prend en compte la général une vingtaine de
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disposition de la salle de réunion , de ses équipements personnes qui généralement
(vidéoprojecteur, écran, sono, micros...). La réunion est apprécient nos objets et se
souvent suivie d’un cocktail apéritif, voire dînatoire, ce qui servent. Le jour de la réunion, je
généralement m’amène à choisir une salle dans un espace me rends sur place avec tous
doté d’un restaurant ou pouvant accueillir un traiteur. Les horaires sont ces supports et des plaquettes
systématiquement proposés le soir, à la demande de nos clients du cabinet ainsi que 2 ou 3
(demande formulée dans le questionnaire de satisfaction). Je mentionne rollup qui répondent à la
tous les détails de l’accès à la salle dans les invitations. thématique de la réunion.
Invitation : après avoir rédigé une accroche sur la thématique, Mesure de la
généralement sous forme de question, je créé l’invitation « email » selon satisfaction :
une trame et une charte graphique que j’ai affinées tout au long de ces D’abord sur papier,
dernières années. J’ai choisi de prendre un abonnement pour le logiciel le questionnaire de
Sarbacane (équivalent de Mailchimp) qui me permet de satisfaction est sur google form
« tracker » les ouvertures, les clics sur les liens présents depuis deux ans pour répondre
dans l’invitation et de relancer ainsi ceux qui n’ont pas au double objectif : récupérer
ouvert le mail, et d’adapter mon message de relance à ceux des adresses mails pour
qui ont ouvert mais qui n’ont pas cliqué sur le lien compléter ainsi le fichier clients
d’inscription. En parallèle, je créé le fichier d’inscription (2 ème formulaire et pour faire saisir les réponses
google form) qui sera accessible via un lien hypertexte dans l’invitation. directement par les clients en
Trois à quatre semaines avant la date de l’événement, après avoir contrepartie de l’envoi par mail
importé le fichier client dans excel, y avoir fait des tris selon la cible du support de la réunion (cela
définie par le comité Marketing en fonction de la thématique, je lance les fait faire des économies
invitations. d’impression et de temps).
Je fais un point chaque fin de semaine et programme une relance pour le Outre ces réunions
lundi matin, où notre audience est la meilleure. Parfois, il peut être clients, j’ai en charge également
nécessaire de procéder à une relance téléphonique. Un dernier appel aux deux événements internes
inscrits 24 h avant permet d’assurer 80 % de présents. rassemblant tout ou partie de
Animation / support de com’ : je récupère des animateurs et co- nos collaborateurs (120 à
500 personnes) organisés sur le
animateurs le cas échéant, leur support que je compile sur un même schéma que celui décrit
powerpoint. J’utilise une charte graphique que je fais dans l’interview en page 2. Une
évoluer chaque année en prenant soin de rajouter le logo partie incentive pour la journée
du partenaire si nécessaire. J’ai fait faire des bloc-notes et
des stylos logotypés et aux couleurs du cabinet et je prévois Cadres est organisé ce qui
une trentaine d’exemplaires pour chaque réunion où nous accueillons en favorise l’échange. Cet instant
ludique permet de fédérer les
cadres autour d’un projet
4 Pour les réunions sur site, je m’appuie sur les secrétaires de chaque d’entreprise et est souvent
établissement pour la préparation de la salle, la mise en place des très apprécié.
supports, la récupération des questionnaires de satisfaction et des
feuilles d’émargement.