Page 9 - Memoire VAE

Avez-vous travaillé avec des prestataires ? Si oui, comment
avez-vous géré vos échanges ?

En effet, nous avions choisi une agence d’événementiel pour la
conception de l’espace, la décoration. Ce qui a représenté une

Le Drive et quantité importante d’information à gérer… Je leur suggère d’utiliser
Wetransfer, sont de un outil collaboratif en ligne pour y stocker nos compte-rendu, nos
véritables outils de schémas d’implantation : le Drive de Google. Simple et facile d’accès
collaboration en ligne, avec un espace de stockage de 5Go, nous pouvons organiser des
indispensable dans ma réunions téléphoniques, écrire et reporter en direct les décisions
fonction. prises. Pour l’envoi de nos visuels les plus lourds, je préfère utiliser
wetransfer qui offre une belle capacité de 2 Go dans sa version
gratuite en ligne.
Pour la partie Traiteur et Hôtesses d’accueil, deux réunions sur
place ont été nécessaires puis les échanges par mail et par téléphone

ont suffi à se caler. C’est l’avantage de travailler avec des
professionnels rompus à ce genre d’exercice.
Le choix des prestataires est primordial. Il doit faire l’objet d’une
étude toute particulière avec des demandes de références clients. Il
est parfois possible de se faire inviter sur un de leur événement
ouvert au public pour juger de la qualité des prestations, mais il est
d’usage de demander à consulter leur book.

Avez-vous dû faire face à des imprévus ? si oui, comment ?

En effet, nous avons dû faire face à deux petits contretemps qui sont
plus dus à une mauvaise évaluation des informations qu’à des
imprévus.

Le premier, la météo… bien que la date soit à l’aube de l’été, cette

journée du 16 juin fut l’une des plus froides et des plus pluvieuses de
la semaine… j’avais prévu un espace permettant de profiter à
l’intérieur comme à l’extérieur des prestations de la soirée… mais
j’avais omis le détail de la gestion des parapluies au niveau des
vestiaires.

C’est lors du brief des hôtesses avant l’arrivée des convives que nous
avons résolu la question.

Le deuxième point, fut l’affluence record des convives à la première
partie de la soirée. Nous avons pressenti le succès… Nous avions
prévu tout d’abord 500 personnes présentes à la conférence, mais les
réponses nous ont amenés à voir plus grand ! En effet, pas moins de
800 personnes ont renvoyés leur carton-réponse pour cette première
partie de soirée et 1 300 personnes au total en deuxième partie, soit
des taux de retour record de plus de 26 % et 43 % au lieu des 8 à
10% habituels.
J’ai dû trouver une solution pour pouvoir accueillir tout le monde le
jour J. Le Traiteur a mis à notre disposition les 300 chaises
manquantes.

Dans le cadre de notre démarque qualité, et à l’issue de chaque

événement, je fais un compte-rendu avec les + et les -, ceci afin de
m’améliorer sur les projets futurs. Ces deux points ont été portés
dans ce document et m’ont servi de leçons pour les fois suivantes.

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