Page 131 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

Contoh: jika surat di buku agenda bernomor 0218

Diindex: 0 2 1 8

Unit 1
Unit 2
Unit 3
Jadi surat tersebut disimpan di laci 10-19

(karena 18 terletak antara 10-19

Di guide ke-18, folder ke-3 (2+1) kenapa ditambah 1? Karena
perhitungan selalu dimulai dari 0, dan disimpan di urutan surat yang

ke-1 (unit 3).
Jadi, jika mau mencarinya pun sangat mudah, kita buka laci 10-19,

lihat di guide 18 (karena ada 10 guide) dan cari di folder yang ke-3!

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di
berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan

urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan

penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:

Sekolah : Nomor Induk Sekolah

Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
PLN : Nomor Rekening Listrik

Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
Seperti dijelaskan di atas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem

nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu.

e. Penyimpanan arsip sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi
surat. Dalam mengelola arsip pribadi, kita juga dapat menerapkan sistem

subjek, misalnya di rumah tangga. Terdapat arsip tentang pembayaran

rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan
lain-lain.

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada

dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.