Page 129 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

1) Membaca surat

Mengetahui isi surat, nomor surat, dan yang paling utama adalah untuk
mengetahui asal/tujuan surat serta mengetahui apakah surat sudah

diberi tanda persetujuan untuk disimpan.

2) Menetapkan caption atau judul
Caption dalam sistem wilayah adalah nama wilayah, daerah, tempat, kota

atau negara tergantung pada susunan wilayah yang telah ditentukan.

3) Memberi kode
Kode adalah nama wilayah atau nama daerah yang telah ditentukan.

Kode menunjukkan tempat arsip itu akan disimpan. Contoh: PT Union di
Jakarta menerima surat dari kantor cabang Jambi tanggal 15 Juni 2020

Nomor 597/15.6/Jam/20, perihal penambahan anggaran pemasaran.

4) Membuat tunjuk silang
Apabila penyusunan berdasarkan tanggal tidak perlu dibuatkan tunjuk

silangnya, tetapi apabila penyusunan arsip dalam folder berdasarkan

susunan abjad dan dalam surat tersebut terdapat lebih dari satu judul
padahal masing-masing judul memiliki penekanan yang sama maka perlu

dibuatkan tunjuk silang agar penemuan kembali dapat dilakukan lebih

mudah.
5) Menyimpan surat

Penyimpanan surat dalam laci dan folder sesuai dengan kode surat. Jika
surat di atas dengan kode sebagai berikut.

Jambi

15 Juni
Akan disimpan dalam:

Laci yang berkode/judul: Jambi

Di belakang guide dengan kode: Juni
Dalam folder yang berkode: 15