Page 125 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak

digunakan. Sistem ini juga sederhana dan mudah, karena pada umumnya
orang mempunyai kecenderungan lebih mudah mengingat nama

orang/badan organisasi dibandingkan dengan nomor atau angka.

Tahap-tahap atau prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad,
antara lain sebagai berikut.

1) Memeriksa surat atau berkas.

Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip
yang akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan,

ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya. Guna
mengetahui apakah surat sudah boleh disimpan atau belum, dapat

dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda perintah

penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda “file”, “simpan”,
“dep” (deponeren atau simpan). Namun jika tidak terdapat tanda-tanda

tersebut dan petugas ragu, maka sebaiknya menanyakan langsung

kepada pimpinan, atau orang yang berkepentingan terhadap surat
tersebut. setelah yakin surat sudah boleh disimpan, maka Anda

melakukan langkah berikutnya.

2) Mengindeks surat atau berkas.
Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka

yang diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar, maka yang
diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan menetapkan indeks dapat

dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh

perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh karena itu,
petugas kearsipan haruslah menguasai benar tentang peraturan

mengindeks demi kemudahan atau kecepatan dalam bekerja.

Berikut ini contoh pengelolaan nama-nama pengirim surat yang masuk
dan surat keluar dalam sebuah perusahaan yang hendak diarsipkan.

Sebelum di Indeks Setelah di Indeks

Surat untuk PT Batara Jaya Batara Jaya, PT
Surat dari Drs. Januar Abidin Abidin, Januar, Drs

Surat untuk Rumah Makan Angkasa Angkasa, Rumah Makan

Surat dari Radio Charli Mas FM Charli Mas FM, Radio