Page 124 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL
P. 124
Paparan Materi
1. Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal
menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang
akan datang. Penyimpanan arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip
agar aman, terjaga dan terpelihara. Sementara itu, menurut PP 28/2012
disebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang terdiri atas aspek sistem
seperti lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengindeksan, pengaturan atau
penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan,
pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.
Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan
yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks
kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan
informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip adalah dapat memberikan
pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi
yang tepat, lengkap, akurat, relevan dan tepat waktu, efisien, serta
menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna serta
berhasil guna.
2. Tahap-Tahap Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem
Penyimpanan
Terdapat beberapa sistem yang dapat diterapkan pada penyimpanan
arsip, diantaranya adalah sistem abjad, kronologis, geografis, nomor dan
subjek. Setiap sistem memiliki cara tersendiri pada proses penyimpanannya.
Berikut penjelasannya.
a. Penyimpanan arsip sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi.
Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.
Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem
