Page 127 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang

guide berkode A, di dalam hanging folder berkode Ab (Surat 2), dan An
(surat 3).

Surat kelompok B ditempatkan pada laci berkode A-D, dibelakang guide

berkode B, di dalam hanging folder berkode Ba (Surat 1)
Surat kelompok C ditempatkan pada laci berkode A-D, dibelakang guide

berkode C, didalam hanging folder berkode Ch (Surat 4)

b. Penyimpanan arsip sistem kronologis

Penyimpanan arsip sistem kronologis merupakan sistem penyimpanan

dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan
tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan

mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu
indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dikarenakan orang

sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut disebut. Apalagi

jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.
Dalam sistem kronologis tidak memerlukan daftar klasifikasi, karena

bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari tiga bagian saja,

yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Di samping itu, orang
juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun Masehi, (dimulai

dari Januari hingga Desember), dan jumlah tanggal pada setiap bulannya
terdiri dari 28-31 hari.

Tahap-tahap atau prosedur penyimpanan arsip pada sistem kronologis,

antara lain sebagai berikut.
1) Memeriksa surat atau berkas

Surat atau berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah

penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat
tersebut dibuat. Contoh: Sintia akan menyimpan arsip dari PT Surya

Kencana tertanggal 1 Juli 2020. Berarti identitas surat tersebut adalah 1

Juli 2020.