Page 48 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL
P. 48
2) Map Snelhecter
Map ini mempunyai penjepit di tengah map map ini tidak mempunyai
daun penutup. Fungsi dari penjepit ini yaitu menopang arsip/surat
yang ada di dalamnya. Arsip yang disimpan pada umumnya yang
bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip
yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi
dengan menggunakan perforator.
3) Folder
Folder merupakan map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map
ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak
arsip secara vertikal.
4) Hanging Folder
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini di pasang pada gawang yang ada di filling cabinet.
Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau
indeks arsip yang ada di dalamnya.
f. Guide
Guide adalah sekat petunjuk
terbuat dari karton dalam bentuk
segi empat dengan tonjolan di
bagian atasnya yang disebut TAB.
Guide dapat dibuat dengan
berbagai ukuran dan dapat
disesuaikan dengan bentuk arsip.
Apabila arsip yang akan disimpan
dalam guide berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran
folio atau A4, maka badan guide harus disesuaikan ukuran arsip yang
disimpan. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai
berikut.
1) Guide pertama merupakan tab guide terletak pada posisi atas
sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject)
