Page 55 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

3) Folder, cara penggunaan:
arsip diletakkan dalam map, dan tab (bagian yang menonjol pada posisi
atas) ditulisi judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder
tersebut.

4) Hanging folder, cara penggunaan:
arsip diletakkan dalam folder lalu besi penggantung dipasang pada
gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab
untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

f. Guide
Cara penggunaan:
guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan
menggunakan ordner atau map snelhecter.

g. Ordner
Cara penggunaan:
Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi
dengan menggunakan perforator kemudian dimasukkan dalam besi
penjepit. Ordner diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak
arsip.

h. Stapler
Cara penggunaan:
Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja
dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan
staples. Sejumlah surat yang akan distapler diletakkan pada ujung
stapler (tepat dimana staples akan keluar) dan ditekan/dijepret secara
manual.

i. Perforator
Cara penggunaan:
Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar
paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi
kertas diratakan. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah
sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. Tangkai perforator
ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

j. Numerator
Cara penggunaan:
Beri tinta pada bantalan huruf. Atur nomor yang diinginkan. Siapkan
dokumen dan cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

k. Kotak/box
Cara penggunaan:
Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam
folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral
berderet ke samping).