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2 LA CONSERVATION DES DOCUMENTS

Envisagée sous l’angle juridique, la conservation se place tantôt au service de la preuve, par
exemple en matière d’engagements sans qu’il existe aucune obligation légale de conserver ; tantôt
elle répond à des exigences légales, généralement d’origine administrative à des fins de contrôle. Les
offices doivent répondre de surcroît de la production des documents également vis-à-vis des
inspections des chambres et des contrôles CRPCEN.

2.1 CONSERVATION À DES FINS DE CONTRÔLE

Du point de vue des obligations législatives, les inspections et contrôles ont principalement
trait aux domaines suivants : comptable, fiscal, économique, douanier et pour les notaires, de
er
signaler des obligations de conservation des actes qui incombe aux notaires en vertu de l’article 1
de l’Ordonnance n°45-2590 du 2 novembre 1945 relative au statut du notaire et de l’article 13 du
décret n°71-941 du 26 novembre 1971. Ce qui caractérise l’acte notarié en droit français, c’est qu’il
doit être conservé indéfiniment.

Si les délais de conservation apparaissent dans la plupart des textes, en revanche, il est rare
que la loi précise la forme ou les modalités sous lesquelles les documents et enregistrements doivent
être conservés. Aussi envisagerons-nous en premier lieu le formalisme lié aux modes de conservation
et en second lieu, les délais de conservation ; étant précisé que chacune des dimensions se conjugue
au pluriel.

2.2 MODALITÉS DE CONSERVATION

En pratique, nombreux sont les moyens et les supports que l’on utilise pour conserver et
archiver les documents juridiques en originaux ou copies : papier, microfilms, bandes magnétiques,
disques optiques numériques, etc…, étant précisé que certains supports sont stables (sans possibilité
de modification ou altération après archivage) et d’autres instables (les disquettes et le stockage sur
disque dur, par exemple).

Les systèmes juridiques prescrivent des obligations plus ou moins strictes selon les domaines
juridiques en cause. L’environnement légal des Etats membres de l’Union européenne prise qu’il
apparaît que certaines notions juridiques restent relativement imprécises : « forme originale »,
conservation sur une « forme lisible », l’admission de supports électroniques s’ils sont « lisibles »,
« reproduction identique ».

Ce sera ce qui doit faire l’objet de l’archivage qui permettra de déterminer les modalités de
conservation et de restitution ultérieure conformément à la loi et aux règlements. La restitution
devra parfois s’effectuer sous forme papier, mais au minimum, il faudra apporter toutes les garanties
que les informations resteront lisibles par l’homme (à l’écran) et non en langage informatique. Les
modalités de restitution ne sont pas sans rapport avec les délais de conservation à respecter.

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