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2.3 DURÉES DE CONSERVATION
Sur le plan méthodologique, une distinction fondamentale s’impose, elle concerne les délais
de conservation obligatoires des documents archivés et les délais de prescriptions relatifs aux droits
et obligations y afférents. Les documents doivent être conservés jusqu’à l’expiration des divers délais
de prescription légale.

Ce qui compte, c’est l’extinction des effets juridiques tirés de l’acte. Une fois le temps écoulé,
toute action en justice basée sur cette pièce devient caduque.
C’est pourquoi, s’agissant des délais, il faut prendre garde d’adopter une politique
minimaliste, exclusivement motivée par des considérations de coût (compte tenu des délais imposés
par les textes et règlements et du nombre croissant des obligations liées à l’accomplissement d’un
acte (urbanisme…) les volumes des dossiers et par là même des pièces comptables deviennent de
plus en plus importantes.
Il ressort de l’analyse que les durées de conservation ou d’archivage sont très variables selon
qu’il s’agisse des éléments de la comptabilité client ou de la comptabilité office.

Il faut retenir les grands principes suivants :
• Les actes authentiques doivent être conservés indéfiniment.
• Les pièces comptables, factures et mouvements concernant les comptes clients doivent
généralement être conservés 30 ans au moins.
• Les pièces comptables, factures et mouvements concernant la comptabilité de l’office
doivent généralement être conservés 5 ans.

2.4 DOMAINES DE FIXATION DE DÉLAIS ET DE PRESCRIPTIONS
Souvent le même évènement ouvre plusieurs délais de conservation
Exemple : la facturation électronique. Une facture est assujettie au délai fiscal de 6 ans dès lors
qu’elle constitue une pièce justificative pour le recouvrement de la TVA, 10 ans en tant que pièce
comptable et 30 ans en tant que pièce connexe à un contrat conclu avec un particulier.

Le droit civil
Le délai de droit commun est de 30 ans, mais il peut être ramené à 10 ans.

Le droit commercial
Le délai est de 30 ans pour les actes relatifs à la dissolution des sociétés.

Le droit fiscal
Le délai de droit commun est de 3 ans mais peut être de 6 ans en cas de mauvaise foi.

Le droit comptable
Le délai courant est de 10 ans pour les pièces comptables mais de 30 ans pour les documents légaux :
grands livres, journal général, inventaire…

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