Page 20 - SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO KARINA MUÑIZ

Auditorias de calidad internas: Se deben realizar auditorías documentadas y
formales del sistema de calidad en los intervalos prescritos.

➢ Manual de Procedimientos

Un procedimiento, es el documento en que el describe de forma clara y especifica
los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad relacionada
con el proceso productivo o de suministro de servicios, los responsables de ello,
elementos técnicos a aplicar, condiciones requeridas, alcances, limitaciones fijadas,
número de personas afectadas y características del personal que interviene.

En el manual de procedimientos se recogen todos los procedimientos generales que
afectan a las actividades principales de la empresa. También hay que redactar los
procedimientos específicos que afectan al “hacer” de todas las cosas, por ejemplo,
cómo atender el teléfono, atender una reclamación, cargar un camión, celebrar una
reunión, etc. Que se recogerán en un manual anexo.

➢ Documentos de la calidad (formularios, informes, instrucciones de trabajo,
etc.)

Las instrucciones de trabajo describen detalladamente la manera en que se llevan
a cabo las tareas específicas; incluyen la elaboración de normas, métodos de
ensayo, especificaciones de los clientes, etc.

Para asegurar el logro de los objetivos, deben ser los propios ejecutores de la tarea
(operarios, mandos, directivos…) los que redacten los procedimientos, asesorados
por el consultor que colabora con la empresa. Si el jefe o trabajador no tienen lo
suficientes conocimientos como para redactar el procedimiento, es adecuado que
se le facilite toda la información al conductor y lo redacten juntos.

Al haber sido escrito por el realizador de la tarea, que es el que más sabe de ella,
el procedimiento se corresponde totalmente con la realidad. Si hubiera sido escrito
por otra persona habría detalles que no serían del todo fieles a la ejecución práctica.

Cada uno de los integrantes de la organización deberá realizar su tarea en base a
procedimientos escritos por él o por alguien muy cercano. Por los tanto, los sentirá
como suyos y estará orgulloso de llevarlos a la práctica. Escribir un procedimiento
da la oportunidad de reflexionar, pensar lo qué se hace, lo que ya permite plantearse
mejoras o modificaciones que simplifiquen los trabajos, ganando en calidad.
➢ Auditoria

Una vez implantado el sistema o avanzada la implantación, se debe realizar la
solicitud del certificado al organismo certificador que se haya elegido.

En una reunión previa se analiza por la empresa y el organismo certificador si es
que la organización cumple con las exigencias mínimas de certificación. La empresa