Page 25 - Handout Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana

2. Dokumen Pendistribusian/Penyaluran

Di dalam proses pendistribusian atau penyaluran barang diperlukan beberapa
dokumen untuk kelengkapan administrasi yang harus dipenuhi. Berikut ini
administrasi yang harus ada dalam kegiatan pendistribusian atau penyaluran.

a. Surat Pengantar Barang (Surat Jalan)

Merupakan surat yang digunakan untuk mengantarkan orang/dokumen/barang.
Surat ini berguna sebagai tanda terima penyerahan barang kepada penerima untuk
menjamin keamanan dalam perjalanan. Komponen-komponen dari surat pengantar
barang atau surat jalan ini adalah kepada surat perusahaan/instansi pengirim,
tanggal surat, nomor surat, perihal surat, alamat atau perusahaan yang dituju, dna
tabel rincian barang. Tabel ini biasanya berisi jenis/nama barang dalam satuan
tertentu dan keterangan. Berikut ini merupakan contoh surat pengantar
barang/surat jalan.

b. Surat Tanda Terima Barang (Berita Acara Serah Terima Barang)

Merupakan salah satu dokumen penyerahan yang cukup penting. Surat ini
sebaiknya segera dibubuhkan tanda tangan saat ada proses penyerahan barang dari
satu pihak ke pihak lain sehingga apabila suatu saat terjadi perselisihan maka berita
acara tersebut dapat dijadikan alat pembuktian penyerahan barang. Dokumen ini
memang tampak sederhana dan jangan ragu untuk membuat berita acara serah
terima barang bila terjadi pemindahan barang.

24