Page 4 - Programme de la Rencontre
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o Rédaction des manuels d’utilisation 3. Dématérialisation des processus
o Formation des collaborateurs (initiale et continue) o Automatisationdes processus métiers avec une plateforme de
dématérialisation
o Support utilisateurs.
o Automatisationdu processus de traitement des documents métiers
Conférence-Débat 2 : Gouvernance Documentaire : De l’Audit de
l’Organisation à l’Elaboration d’une Politique o Optimisation de l’organisation documentaire
d’Archivage o Sécurisation des échanges des documents numériques
Plan o Généralisation de la dématérialisation des factures.
1. Audit de l’organisation documentaire 4. Gestion électronique des documents
o Processus métier par activité o Optimisation de la circulation et du traitement des informations
o Identification des durées de conservation, des degrés de sécurisation… o Accès immédiat à la bonne version d’un document
o Relevé des supports et des volumétries… o Automatisation et fiabilité des processus de validation
o Relevés des outils existants et analyse des modes de conservation. o Uniformisation et simplification des pratiques documentaires
2. Conception de la politique d’archivage o Maîtrise de la conformité et des risques liés aux documents
o Contraintes et risques associés o Gestion du cycle de vie des documents
o Exigences archivistiques requises o Outil d’organisation et de gestion des documents et informations.
o Acteurs du système d’archivage et responsabilités 5. Signature électronique
o Formalisation des objectifs en matière d’archivage. o Gagner en agilité pour améliorer le délai de traitement des signatures
3. Elaboration des outils de gestion o Réaliser des économies sur l’ensemble de la chaîne de traitement
o Plan de classement métiers o Véhiculer une image innovante auprès des collaborateurs et partenaires
o Référentiel de conservation et de gestion de documents o Disposer d’une traçabilité optimale tout au long du circuit de signature
o Procédures d’application documentaire et archivistique o Sécuriser le processus : horodatage, preuve, vérification…
o Traçabilité du cycle de vie de vos documents Conférence-Débat 4 : Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMOA) : De
o Pratiques durables et structurées l’Analyse des Besoins Métiers au Déploiement d’une
Solution sur Mesure
o Gestion documentaire outillée.
Plan
Conférence-Débat 3 : Services Documentaires : Dématérialisez, Optimisez
et Partagez 1. Conception
Plan o Aide à la formalisation de vos besoins métier, études d’opportunité et de
faisabilité, cadrage de votre projet
1. Traitement documentaire
o Rédaction des cahiers des charges et spécifications fonctionnelles
o Analyse des fonds documentaires
o Proposition des solutions en adéquation avec le budget et planning.
o Connaissance parfaite des documents et archives
2. Construction d’une solution sur mesure
o Mise en place d’une organisation documentaire efficace
o Acquisition, dématérialisation et numérisation d’archives
o Mise en œuvre d’un archivage maîtrisé et optimisé.
o Classement et indexation
2. Numérisation de documents
o Consultation, diffusion et stockage
o Préparation : analyse des risques, contraintes budgétaires, organisation
du fonds documentaire… o Archivage des documents : Archivage physique et archivage
électronique
o Numérisation d’archives et de documents : Scan, reconnaissance et
indexation automatique (LAD/RAD/OCR), contrôle qualité… o Gestion électronique des documents
o Restitution physique et numérique : Reconditionnement ou destruction o Dématérialisation des processus métier : Facturation, bulletins de paie,
des originaux papiers, mise à disposition en ligne des copies contrats…
numériques… 3. Gestion de projet
