Page 13 - OTOMATISASI TATA KELOLA KEPEGAWAIAN SEMESTER GENAP

OTOMATISASI TATA KELOLA KEPEGAWAIAN SEMESTER GENAP 2021

Data fisik/ konvensional memiliki berbagai permasalahan dalam
proses penyimpanan dan pencarian kembali ada banyak hal yang

menyebabkan itu apalagi jika sistem penyimpanan arsipnya tidak
teratur dan tertib. Sehingga perlu dicarikan penyelesaian terhadap

permasalahan tersebut.

Ada beberapa kelebihan dari sistem data digital yang dapat
dijadikan pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan

dalam penyelesaian permasalahan diatas:
a. Memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian

kembali, dan penyajian informasi yang dibutuhkan
b. Ruang tempat penyimpanan dapat disimpan pada hardisk,

removeable, dan dalam bentuk compact disk. Jika penyimpanan

secara konvensional semakin ditambah datanya maka akan
semakin memerlukan banyak tempat penyimpanan.

c. Mudah dilakukan back up file, karena dapat dilakuakn setiap

saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data
pada back up yang masih tersimpan dapat dapat dipergunakan

kembali. Pada data konvensional jika dilakukan back-up data
akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan.

d. Mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan,
e. Penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi

6. Prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian

a. Memberikan label pada lemari dan sampul sesuai NIP
b. Menyusun tata naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP

c. Menyimpan tata naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
d. Membuat laporan

B. Melakukan Penyimpanan Dokumen Kepegawaian
Sebelum melakukan penyimpanan dokumen kepegawaian di pastikan

cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

dengan baik dan benar yaitu:

11