Page 38 - 13_งานสารบรรณ_Neat
P. 38

๓๑




                                 ๑.๒  จัดลําดับความสําคัญและความเรงดวนของหนังสือเพื่อดําเนินการกอนหลัง
                 และใหผูเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถูกตองใหติดตอสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออก

                 หนังสือ เพื่อดําเนินการใหถูกตองหรือบันทึกขอบกพรองไวเปนหลักฐาน แลวจึงดําเนินการเรื่องนั้น
                 ตอไป
                                       ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนดานขวาของหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ

                 ตามแบบที่ ๑๒ ทายระเบียบ มีลักษณะเปนรูปสี่เหลี่ยมผืนผา ขนาด ๒.๕ เซนติเมตร x ๕ เซนติเมตร
                 มีชื่อสวนราชการอยูตอนบนรายละเอียดดังนี้

                                       ๑.๒.๑  เลขรับ ใหลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน
                                       ๑.๒.๒  วันที่ใหลงวัน เดือน ปที่รับหนังสือ

                                       ๑.๒.๓  เวลาใหลงเวลาที่รับหนังสือ
                                 ๑.๓  ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่ไดรับ

                 เขาเปนประจําวันโดยเรียงลําดับลงมาตามเวลาที่ไดรับหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา มีสองชนิด
                 คือ ชนิดเปนเลมและชนิดเปนแผน รายละเอียดดังนี้
                                       ๑.๓.๑  ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวัน เดือน ปที่ลงทะเบียน

                                       ๑.๓.๒  เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับรองลําดับติดตอ
                 กันไปตลอดปปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะตองตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ

                                       ๑.๓.๓  ที่ใหลงเลขที่ของหนังสือที่รับเขามา
                                       ๑.๓.๔  ลงวันที่ ใหลงวัน เดือน ปของหนังสือที่รับเขามา

                                       ๑.๓.๕  จาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล
                 ในกรณีที่ไมมีตําแหนง

                                       ๑.๓.๖  ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือ
                 ชื่อบุคคลในกรณีที่ไมมีตําแหนง
                                       ๑.๓.๗  เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลง

                 สรุปเรื่องยอ
                                       ๑.๓.๘  การปฏิบัติ ใหบันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น

                                       ๑.๓.๙  หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี)
                                 ๑.๔  จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลวสงใหสวนราชการที่เกี่ยวของดําเนินการ
                 โดยใหลงชื่อหนวยงานที่รับหนังสือนั้นในชอง การปฏิบัติ ถามีชื่อบุคคล หรือตําแหนงที่เกี่ยวของกับ

                 การรับหนังสือ ใหลงชื่อหรือตําแหนงไวดวย
                                       การสงหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลวไปใหสวนราชการที่เกี่ยวของดําเนินการ

                 ตามวรรคหนึ่ง จะสงโดยสมุดสงหนังสือ หรือใหผูรับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปที่รับหนังสือไวเปน
                 หลักฐานในทะเบียนรับหนังสือก็ได
   33   34   35   36   37   38   39   40   41   42   43