Page 238 - Z-009-1-2017

NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(3/3) Mukasurat / Page :
Drpd / of : 11

2.7 Emel dan Memo
Pada masa sekarang, komunikasi di pejabat untuk menyampaikan maklumat biasanya

dilakukan melalui emel. ‘Memo’ ialah kependekan bagi perkataan ‘memorandum’. Memo

ialah nota rasmi arahan kerja bertujuan membantu seseorang pekerja supaya mengingati
sesuatu.

Sebelum emel digunakan secara meluas, memo merupakan bentuk komunikasi lazim di

pejabat. Memo masih lagi digunakan dalam situasi mesej dikepilkan bersama fail tertetntu

dan dalam komunikasi sulit yang tidak sesuai disampaikan melalui emel.

Pengirim dan subjek dapat dikenali dengan jelas dalam perhubungan melalui memo dan
emel. Kandungan teks biasanya berbentuk perenggan.

2.8 Laporan
Laporan perniagaan menyampaikan maklumat dalam bentuk yang lebih formal dan

biasanya lebih panjang daripada surat. Laporan merangkumi pelbagai topik termasuk
pematuhan keselamatan, angka jualan, data kewangan, kajian kebolehlaksanaan dan

rancangan pemasaran.

Laporan mungkin mengandungi statistik, carta, graf, imej, kajian kes dan hasil soal selidik.

Ada laporan yang diterbitkan untuk kegunaan pelabur. Sekiranya sesebuah laporan itu
dibuat berkala seperti laporan jualan bulanan, sejenis templat digunakan untuk

memudahkan penyediaannya dan membolehkan bandingan dibuat dengan laporan yang
terdahulu.

2.9 Surat
Surat perniagaan biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan individu di luar

organisasi. Penerimanya terdiri daripada pelanggan, rakan dalam perniagaan lain,
penyedia perkhimatan, profesional yang menjadi penasihat perniagaan, peawai kerajaan

dan calon pekerja.

Surat perniagaan boleh dikirim dalam bentuk emel atau melalui penghantaran pos.

Sekiranya surat dijadikan teks emel, pengirim perlu memasukkan nama, jawatan dan
maklumat perhubungan di bahagian bawah emel.

6