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8.2. Despesas

Na modalidade de transferência directa de fundos (adiantamentos), o PI também
utiliza o formulário FACE para reportar despesas do período anterior. Com
excepção do primeiro formulário FACE, um PI normalmente reporta despesas para
o período anterior no mesmo formulário FACE que o PI utiliza para solicitar um
adiantamento para o próximo período. Por outro lado, o PI pode submeter um
formulário FACE separado para relatórios de despesas antes de submeter uma nova
solicitação de adiantamento. Contudo, por favor observe que, embora um PI possa
submeter múltiplos formulários FACE num período, apenas um formulário FACE
pode ser submetido e processado de cada vez.
O PI pode submeter uma solicitação de adiantamento ou relatório de despesas a
qualquer momento durante um trimestre, mas deve submeter pelo menos um FACE,
juntamente com o RPPAT, trimestralmente, a menos que não tenham ocorrido
despesas e não sejam solicitados mais adiantamentos de tesouraria. Nenhum
adiantamento novo será processado se o RPPAT trimestral não for submetido e
aprovado pelo UNFPA.

Salvo acordo em contrário entre o UNFPA e o PI no Acordo de Parceria, o PI deve
submeter o formulário do FACE a relatar as despesas no prazo máximo de 15 dias
consecutivos após o final de cada trimestre.

O PI só deve relatar despesas justificáveis incorridas, a preços razoáveis de mercado,
para a implementação das actividades incluídas no plano de trabalho no período
coberto pelo relatório de despesas. O PI relata as despesas com base na natureza da
transacção (ou seja, categoria de despesas).

Os custos directos do programa comunicados no formulário FACE devem estar em
conformidade com os requisitos descritos na secção 5.1.3.1 do presente documento
(custos directos elegíveis do programa). As despesas relatadas no formulário FACE
devem ser suportadas por documentos como facturas, contratos, registos de folha
de pagamento e relatórios de viagem, assim como por provas do recebimento dos
bens e serviços adquiridos e da conclusão do pagamento. O PI não precisa de
submeter a documentação de apoio ao UNFPA com o formulário FACE. No
entanto, o PI deve reter a documentação por 7 anos e disponibilizá-la ao UNFPA,
mediante solicitação (detalhes adicionais sobre os documentos comprovativos
apropriados são fornecidos no Parágrafo 11.2 - Verificações locais).

Adiantamentos ao pessoal do PI, fornecedores e contratados, compromissos
contratuais, imposto sobre o valor acrescentado ou quaisquer outros impostos pagos
que sejam reembolsáveis ao PI, bem como impostos cobrados sobre o pessoal e
consultores contratados pelo PI, não devem ser relatadas como despesas.

As despesas relatadas no formulário FACE devem ser consistentes com o estado de
implementação e o progresso reportado no relatório de progresso do plano de

42 | Manual para Parceiros Implementadores - Revisão de Outubro 2019