Page 70 - modul edit

atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya

wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini kita harus mampu
menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan

melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada
kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat

menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya
tanpa menggangu tugas kita.

 Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap

tidak tertuju pada pembicaraan. Kadang-kadang kita meminta penelpon
mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal

yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu,

konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut.
 Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya

bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan
yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat

menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai
menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus

tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.

 Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi
kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita

berhadapan langsung dengannya.
 Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering
tidak memahami isi pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat,

orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami

maksud pembicaraan kita. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu
keras dan perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan

kecepatan yang normal.

 Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang
akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah dilayani

dengan sebaik-baiknya
 menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara

dengan siapa ya?”
 Apabila kita menelpon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini

Page | 64