Page 68 - modul edit

 Selalu mengucapkan greeting pada saat menerima telephone, serta mengatur suara

pada saat bertelephone supaya terdengar sopan dan baik.
 Menerima keluhan tamu yang disampaikan melalui telephone dan segera laporkan ke

atasan, tanggap jangan pernah panik.

 Melakuakan pertukaran informasi pada saat pergantian shift kepada teman yang
bertugas selanjutnya.

2. Perlengkapan Petugas Telephone Operator
Perlengkapan fisik( hal yang tampak oleh mata) yang harus tersedia di telephone

operator antara lain: Switch board, Telephone set and head set, Komputer, Meja Operator,
dan Kursi, Video system set dan Audio system set, White board dan jam dingding dan filling

cabinet.
Perlengkapan non Fisik antara lain:

a) Emergency call line, digunakan khusus pada saat situasi darurat seperti kebakaran dan

bencana alam
b) Wake up call system, suatu system yang digunakan untuk membangunkan tamu dari tidur

berdasarkan permintaan tamu( guest request ).
c) Page system, yaitu system yang digunakan untuk menghubungi semua nomor extensi

hotel, biasanya disertakan pesan yang khusus.
d) Hotel information system, adalah sarana yang digunakan agar semua saluran komunikasi

yang terjadi dapat disampaikan secara efisien.

e) Rooming list, Berupa tampilan daftar tamu yang ada disystem komputer Charging system
merupakan sistem yang digunakan sebagai penarikan biaya telephone yang dilakukan

oleh tamu.
f) Telephone feature, bentuk bentuk layanan yang tersedia yang dimanfaatkan oleh operator.

Hal hal yang harus dipersiapkan untuk menerima telephone

a) Buku atau Daftar telephone, biasanya berisi nama nama tamu(Guest name in alphabetical
list), employee alphabetical list, telephone dictionary serta seluruh no telephone di dalam

hotel

b) Nomor penting(Inportant telephone number) Telephone massage form, digunakan untuk
mencatat pesan.

Page | 62