Page 100 - PIMS_Pocket Book_Test

B5.3.2 กระบวนก�รจัดห�ไปจนถึงก�รชำ�ระเงิน (Purchase-to-Pay)
องค์กรต้องดำ�เนินก�รจัดห�ไปจนถึงก�รชำ�ระเงินต�มกระบวนก�รปฏิบัติก�รจัดห�ที่ได้ออกแบบไว้ ด้วยคว�มโปร่งใส ตรวจสอบได้
เป็นธรรมต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มีก�รควบคุมภ�ยใน (Internal Control) ที่เหม�ะสมเพื่อป้องกันก�รทำ�ผิดกฎหม�ย กฎระเบียบขององค์กร
โดยมีกรอบก�รดำ�เนินก�ร ดังนี้
B5.3.2.1 ก�รกำ�หนดร�ยละเอียด (Define specification) ในข้อกำ�หนดจัดห�สินค้� / บริก�ร รวมถึงจัดทำ�ร�ค�กล�งโดยคำ�นึงถึง
กฎหม�ย กฎระเบียบ นโยบ�ย ขั้นตอนก�รดำ�เนินง�น วิธีปฏิบัติ แนวก�รบริห�รจัดก�รคว�มยั่งยืน ที่เกี่ยวข้องทั้งภ�ยใน
และภ�ยนอกองค์กร
B5.3.2.2 ก�รจัดทำ�คำ�ขอจัดห�และอนุมัติคำ�ขอจัดห� (Purchase Requisition)โดยส�ม�รถทำ�ให้กระบวนก�รจัดห�เกิดคว�มสอดคล้อง
กันระหว่�งหน่วยง�นผู้ใช้ในแต่ละพื้นที่ / หน่วยธุรกิจ กับ หน่วยง�นจัดห�ของ Business Area เพื่อลดค่�ใช้จ่�ยในก�รดำ�เนินก�รจัดห�
อีกทั้งต้องกำ�หนดให้มีก�รอนุมัติโดยผู้มีอำ�น�จในระดับที่เหม�ะสม ด้วยคว�มโปร่งใส
B5.3.2.3 ก�รพิจ�รณ�คัดเลือก (Selection) ต�มเกณฑ์ที่ระบุในข้อกำ�หนด โดยต้องกำ�หนดข้นตอนก�รคัดเลือกที่ชัดเจนโปร่งใส
ั
และจัดทำ�ร�ค�กล�ง เพื่อใช้พิจ�รณ�เปรียบเทียบกับร�ค�ที่เสนอโดยผู้ค้� / ผู้รับเหม�
B5.3.2.4 ก�รสื่อส�ร (Communication) / ชี้แจงง�นในสิ่งที่ผู้ค้� / ผู้รับเหม� ต้องทร�บก่อนก�รเข้�ร่วมเสนอร�ค�โดยเสมอภ�คกัน อ�ทิ
เงื่อนไขทั่วไปขององค์กร, คุณสมบัติในก�รเข้�ทำ�ธุรกรรมกับองค์กร และแนวท�งก�รปฏิบัติอย่�งยั่งยืนของผู้ค้� เมื่อผู้ค้� /
ผู้รับเหม�ได้รับก�รคัดเลือก จะต้องมีก�รสื่อส�รร�ยละเอียด ข้อกำ�หนด นโยบ�ย แนวท�งก�รปฏิบัติต่�งๆ ก่อนเริ่มง�น
้
ู
ำ
่
B5.3.2.5 ก�รจัดทำ�ค�สังซือ / จ้�ง (Purchasing Order) / สัญญ� (Contract) ด้วยคว�มถกตองต�มกฎหม�ย และกฎระเบียบ
้
ขององค์กร และต้องให้เวล�ผู้ค้� / ผู้รับเหม�อย่�งเหม�ะสม ในก�รเริ่มดำ�เนินก�รต�มคำ�สั่งซื้อ / จ้�ง
B5.3.2.6 ก�รควบคุมและติดต�ม (Control) ก�รดำ�เนินง�นของผู้ค้� / ผู้รับเหม� ผ่�นก�รบริห�รสัญญ� (Contract Management) B5.3.3.3 ก�รบริห�รจัดก�ร / ควบคุมดูแลคว�มถูกต้องครบถ้วนของข้อมูลหลักในระบบส�รสนเทศก�รจัดห�
รวมทั้งมีก�รติดต�มประสิทธิภ�พ ประสิทธิผลในก�รดำ�เนินง�นและทำ�ก�รประเมินผู้ค้� / ผู้รับเหม� B5.3.3.4 ก�รพัฒน� / ทบทวน / ปรับปรุงระบบส�รสนเทศ (Enhancement) สำ�หรับก�รจัดห�อย่�งต่อเนื่อง ต�มเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงไป
B5.3.2.7 ก�รตรวจรับสินค้�และบริก�ร (Goods Receiving) ต�มเงื่อนไขข้อกำ�หนด / สัญญ� ด้วยกระบวนก�รควบคุมคุณภ�พที่รัดกุม
เป็นไปต�มกฎหม�ย กฎระเบียบที่องค์กรกำ�หนด B5.3.4 ก�รตรวจประเมินและก�รตรวจสอบก�รดำ�เนินง�นจัดห�
B5.3.2.8 ก�รบริห�รก�รจ่�ยเงิน (Payment) ให้ผู้ค้�ต�มสัญญ�อย่�งถูกต้อง ตรงเวล� และแม่นยำ� ตั้งแต่ขั้นตอนก�รตรวจรับ บันทึก องค์กรต้องจัดให้มีก�รตรวจประเมินและตรวจสอบกระบวนก�ร / ก�รดำ�เนินง�นจัดห�ต�งๆ เพ่อให้ม่นใจว�กระบวนก�รจัดห�เป็นไปต�ม
ื
่
่
ั
เข้�ระบบ ตั้งหนี้ต�มเงื่อนไขก�รตรวจรับ และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องต�มประก�ศ ม�ตรฐ�น ข้อกำ�หนดท�งด้�นบัญชีและภ�ษี ที่ได้ออกแบบไว้ พนักง�นขององค์กร ผู้ค้� ผู้รับเหม� และผู้เกี่ยวข้อง มีก�รดำ�เนินก�รต�มกฎหม�ยและกฏระเบียบขององค์กร โดยคำ�นึงถึง
ก่อนส่งให้หน่วยง�นบัญชีก�รเงินเพื่อทำ�ก�รจ่�ยเงิน และจัดทำ�ร�ยง�นภ�ษีให้ทันต�มรอบระยะเวล�ที่กำ�หนด B5.3.4.1 ก�รตรวจประเมินตนเองในแง่ก�รปฏิบัติต�มกฎหม�ยและกฎระเบียบองค์กรที่เกี่ยวข้องกับก�รจัดห� ให้สอดคล้องกับระดับ
คว�มเสี่ยงรวมถึงมีก�รปรับปรุงแก้ไข
B5.3.3 ก�รบริห�รจัดก�รระบบส�รสนเทศและข้อมูลหลักในง�นจัดห� B5.3.4.2 ก�รตรวจสอบก�รดำ�เนินง�นจัดห�ผ่�นระบบตรวจสอบที่หน่วยง�นตรวจสอบอิสระภ�ยในและภ�ยนอกองค์กรกำ�หนดขึ้น
องค์กรต้องบริห�รจัดก�ร / ทบทวน / ปรับปรุงระบบส�รสนเทศ (Enhancement) สำ�หรับง�นจัดห� รวมทั้งต้องควบคุมดูแลข้อมูลหลัก
ในง�นจัดห� เพื่อให้กระบวนก�รจัดห�และบริห�รพัสดุ ถูกต้อง สะดวกต่อก�รใช้ง�น และมีประสิทธิภ�พต�มที่ได้ออกแบบไว้ สอดคล้อง B5.3.5 ก�รปรับปรุงพัฒน�ง�นปฏิบัติก�รจัดห�
กับระบบส�รสนเทศของภ�ครัฐ รวมทั้งลดค่�ใช้จ่�ยและเวล�ในก�รปฏิบัติก�รจัดห� โดยคำ�นึงถึง องค์กรต้องดำ�เนินก�รปรับปรุงพัฒน�ง�นปฏิบัติก�รจัดห�เพ่อเพิ่มประสิทธิภ�พ ลดต้นทุน และเวล�ในก�รดำ�เนินง�น โดยวิเคร�ะห ์
ื
B5.3.3.1 ก�รพัฒน� / บริห�รจัดก�ร ระบบง�นใน Module กระบวนก�รจัดห�พัสดุและบริห�รพัสดุ ในระบบ Enterprise Resource ผลก�รดำ�เนินง�นจัดห�ที่ผ่�นม� รวมทั้งข้อเสนอแนะ / ข้อคิดเห็น ต่�งๆ เพื่อยกระดับคว�มพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยคำ�นึงถึง
Planning (ERP) ซึ่งเป็นระบบส�รสนเทศหลักขององค์กรในก�รดำ�เนินธุรกิจ รวมถึงระบบส�รสนเทศอื่นๆ B5.3.5.1 ก�รสรุปและวิเคร�ะห์ผลก�รดำ�เนินง�นจัดห�ขององค์กรและบริษัทในกล่ม ปตท. เพ่อนำ�ม�ปรับปรุงพัฒน�ระบบง�นจัดห�
ื
ุ
ี
B5.3.3.2 ก�รทบทวน / ปรับปรุง ระบบง�นจัดห�ใน ERP โดยพิจ�รณ�จ�กผลกระทบของก�รเปล่ยนแปลงที่มีต่อกระบวนก�รและ อย�งตอเนอง รวมทั้งลดค่�ใช้จ�ยในก�รดำ�เนินง�นและท�งธุรกรรม โดยต้องรับฟังข้อคิดเห็นของผ้มีส่วนได้ส่วนเสีย
่
่
ื
่
ู

่
ู
้
ขอมลก�รจัดห� ก่อนส่งให้หน่วยง�นบริห�รกระบวนก�รธุรกิจ นำ�ไปวิเคร�ะห์ ผลกระทบในภ�พรวมขององค์กร ทันต่อก�รเปลี่ยนแปลงรวมทั้งต้องตอบสนองต่อนโยบ�ยของภ�ครัฐด้วย
ผลกระทบข�มหนวยง�น / หน่วยธุรกิจ แล้วนำ�ไปปรับปรุง Business Blueprint ของระบบ ERP B5.3.5.2 ก�รปรบปรุงกระบวนก�รให้บริก�รง�นจัดห� เพื่อยกระดับคว�มพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยพัฒน�พนกง�น
่
้
ั
ั
ผู้ให้บริก�รจัดห� และแบ่งกลุ่มพนักง�นผู้ให้บริก�รจัดห�ในแต่ละด้�น เพื่อให้เกิดคว�มชำ�น�ญในก�รให้บริก�รได้อย่�งรวดเร็ว
รวมทั้งสื่อคว�มกระบวนก�รจัดห�และสิ่งที่ต้องตระหนัก ให้ผู้ใช้บริก�รเข้�ใจผ่�นช่องท�งก�รสื่อส�รต่�งๆ เป็นประจำ�
100 101