Page 31 - Pengelolaan Rapat

MATERI

4. Persiapan Akomodasi dan Konsumsi

Sekretaris perlu menyiapkan akomodasi bagi peserta rapat jika pelaksaaan rapat
berada diluar kantor/perusahaan dan dalam jarak yang jauh misalnya luar kota.
Penyediaan konsumsi juga perlu diperhatikan. Jika rapat berlangsung sebelum jam
makan siang maka konsumsi yang diberikan dapat berupa roti dan air minum yang
digunakan sebagai pengganjal lapar. Namun jika rapat melebihi jam makan siang

maka konsumsi yang diberikan bisa berupa makanan berat dan air mineral.

5. Penyediaan Keamanan dan Kesehatan

Jika memungkinkan pelayanan kesehatan juga perlu disediakan untuk menjaga ke
rapat yang jatuh sakit. Sedangkan untuk menjaga keamanan jalannya rapat diperlukan

pengaman seperti satpam atau pihak keamanan lain.

6. Penyusunan Proposal

a. Kata Pengantar: Bagian ini untuk mengantarkan esensi proposal.
b. Pendahuluan: Berisi dasar pemikiran di balik penyelenggaraan kegiatan
c. Maksud dan Tujuan Kegiatan: Menjabarkan maksud dan tujuan kegiatan secara

jelas
d. Jenis Kegiatan: Misalnya kegiatan perlombaan, pembangunan, dan pentas seni, bakti

sosial, dan sebagainya
e. Rencana Kerja: Menyertakan jadwal kegiatan, tujuan yang ingin dicapai, dan langkah
langkah yang akan ditempuh

f. Lokasi Kegiatan: Menjelaskan tempat di mana kegiatan akan dilaksanakan.
g. Waktu Kegiatan: Menetapkan jangka waktu pelaksanaan kegiatan.

h. Orang-orang yang Terlibat: Menyebutkan pihak yang terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan atau panitia

i. Dana: Menjelaskan secara rinci biaya yang dibutuhkan, termasuk pengeluaran dan
pemasukan
j. Harapan: Terdapat dibagian penutup, misalnya, dengan mengajak pembaca proposal

untuk turut aktif terlibat dalam pelaksanaan
l. Lampiran-lampiran: Berisi daftar nama panitia dan foto/dokumen yang terkait dengan

kegiatan

19
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT