Page 33 - Pengelolaan Rapat

MATERI

C LANGKAH-LANGKAH RAPAT EFEKTIF

Secara umum, rapat seringkali dijadwalkan secara rutin dalam periode tertentu, dan
seringkali rapat berlangsung dalam waktu yang cukup lama, sehingga menyebabkan
kebosanan dan kehilangan fokus bagi peserta rapat. Oleh karena itu, penyelenggaraan
rapat yang efektif sangat penting untuk mendukung kesinambungan kegiatan
perusahaan. Rapat bukan hanya menjadi kesempatan untuk berkoordinasi, berbagi
informasi, tukar pendapat dan meningkatkan kerja sama dalam tim, tetapi juga sebagai
sarana untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Adapun beberapa
langkah yang dapat diambil untuk memastikan rapat berjalan secara efektif dan
produktif sebagai berikut:
1. Perencanaan yang Teliti

Rencanakan dengan cermat apa masalah rapat yang akan dibahas dan persiapan apa
yang dibutuhkan dalam rapat. Hal tersebut akan memperjelas arah tujuan rapat.
2. Penetapan Tujuan Rapat

Tentukan dengan jelas tujuan diadakannya rapat, sehingga peserta dapat langsung
fokus pada tujuan tersebut saat memulai rapat. Penetapan tujuan juga membantu
menjaga agar pembicaraan dalam rapat tetap sesuai dengan topik dan pembahasan
tidak melebar yang dapat berdampak pada tidak efesiensinya waktu rapat.
3. Penyusunan Materi Rapat
Materi rapat perlu disusun sesuai dengan masalah rapat yang selanjutnya dibagikan

kepada peserta rapat. Hal ini bertujuan untuk menyiapkan peserta dalam berdiskusi
dan membuka peluang untuk setiap saran dan pendapat yang ingin disampaikan.
4. Pembukaan Rapat yang Singkat

Mulailah rapat sesegera mungkin setelah peserta rapat hadir. Jika terdapat peserta
rapat yang kunjung datang, maka mulai rapat sesuai dengan batas waktu
keterlambatan yang telah ditentukan. Jika pembicaraan melencengdari topik,
pemimpinrapat harus mampu membawanya kembali ke fokus semula.
5. Pencatatan yang Teliti
Catat dengan saksama bahasan rapat, setiap saran dan pendapat, maupun pertanyaan
yang diajukan. Jika ada hal-hal yang belum dapat dipastikan, buat keterangan khusus

untuk dibahas dalam rapat berikutnya.
6. Pembuatan Kesimpulan

Buat kesimpulan saat rapat berakhir untuk memastikan bahwa pemahaman setiap
peserta rapat sejalan. Hal ini juga bertujuan untuk menghindari mis-communication
setelah peserta keluar dari ruang rapat.

21
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT