Page 37 - Pengelolaan Rapat
P. 37
MATERI
d. Memastikan Setiap Anggota Mendapatkan Kesempatan yang Sama dalam
Berpendapat
Tujuan umum dari sebuah rapat adalah untuk mengambil keputusanatau
menyelesaikan masalah. Oleh karena itu, sebagai pemimpinrapat, penting
untukmemastikan bahwa setiap peserta rapat memiliki hak yang sama untuk
berpendapat dan tidak membedakan.
e. Mencegah Dominasi Diskusi oleh Salah Satu Anggota
Dalam rapat, sering kali muncul satu atau beberapa peserta rapat yang
mendominasi diskusi. Hal ini bisa menjadi tantangan bagi pemimpin rapat,
terutama jika peserta rapat yang mendominasi diskusi memiliki kompetensi atau
jabatan tertentu. Oleh karena itu, perlu dikendalikan. Sebagai pemimpin, kita harus
tahu kapan harus menghentikan seseorang yang terlalu mendominasi diskusi,
menunjukkan keberanian dan ketegasan dengan tidak memandang kompetensi
maupun jabatan.
f. Memaparkan Keputusan yang Telah Diambil
Setelah mencapai keputusan akhir, pimpinan rapat harus menyampaikan hasil
keputusan yang diambil dalam rapat. Pastikan setiap keputusan yang diambil
adalah keputusan bijak dan tidak berpihak untuk kesejahteraan semua anggota.
Untuk menghindari ketidakpuasan, jelaskan alasan logis di balik setiap
keputusanyang diambil. Bukan bertindak keras kepala dan merasa pendapatnya
sudah paling tepat.
g. Menutup Rapat
Setelah keputusan diambil,langkah selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam
penutupan, beberapa saran bisa dilakukan. Lakukan evaluasi singkat terhadap hasil
rapat, menyatakan bahwa rapat berjalan efektif, diskusi terjadi dengan baik, dan
setiap agenda diselesaikan tepat waktu, menghasilkan keputusan. Sampaikan
keputusan yang diambil, ajak untuk menindaklanjuti keputusan tersebut, dan
akhirnya menutup rapat. Catatan: Jika ada rapat lanjutan, pastikan memberi tahu
semua anggota sebelum rapat ditutup.
h. Tindak Lanjut atau Follow Up
Setiap rapat yang efektif akan menghasilkan tindakan nyata untuk menindaklanjuti
keputusan. Pastikan setelah rapat selesai, setiap anggota mendapatkan notula
dalam bentuk draf untuk memastikan pemahaman terhadap hasil rapat. Hal ini
penting karena beberapa anggota mungkintidak mencatat keputusan. Follow-up
juga diperlukan untuk mengevaluasi jalannya rapat atau hasil rapat.
25
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT
