Page 41 - Pengelolaan Rapat

MATERI

Apers
Rangkuman

1. Prinsip penyelenggaraan rapat terdiri dari:
a. Mengapa (Why) = Mengapa rapat ini perlu dilakukan?
b. Apa (What) = Apa masalah atau topik yang dibahas dalam rapat?
c. Siapa (Who) = Siapa saja yang seharusnya dundang dalam rapat?

d. Dimana (Where) = Dimana tempat penyelenggaraan rapat?
e. Kapan (When) = Kapan waktu pelaksanaan rapat?
f. Bagaimana (How) = Bagaimana teknis pelaksanaan rapat?

2. Persiapan rapat terdiri dari persiapan administrasi, persiapan peralatan dan
perlengkapan, persiapan ruangan, persiapan akomodasi dan konsumsi, persiapan

kesehatan dan keamanan, persiapan proposal, dan pengecekan terakhir.

3. Langkah-langkah rapat yang efektif yaitu:perencanaan yang teliti, penetapan tujuan

rapat, penyusunan materi rapat, pembukaan rapat singkat, pencatatan yang teliti,
pembuatan kesimpulan.

4. Teknik penyelenggaraan rapat dibagi menjadi dua yaitu teknik pengendalian rapat
dan teknik bertanya dalam rapat. Teknik pengendalian rapat dibagi menjadi tiga yaitu
pengendalian bebas terbatas (overhead controlled), pengendalian secara ketat (closed

controlled), pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat. Teknik bertanya
dalam rapat terdiri dari: pertanyaan umum (overhead question), pertanyaan langsung
(direct question), pertanyaan tidak langsung (relay question), pertanyaan terbuka
(open question), pertanyaan mengembalikan (reserve question), pertanyaan faktual

(fact question), pernyataan retoris, pertanyaan penghargaan (pick up question),
leading question.

5. Efektivitas penyelenggaraan rapat sangat ditentukan oleh kemampuan pemimpin

dalam mengarahkan jalannya suatu rapat. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat
memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa hasil rapat sesuai dengan yang
diharapkan.

29
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT