Page 39 - Pengelolaan Rapat

MATERI

Ayo Berpikit Kreatif

6) Mengganti nama dengan format Nama_Staf.
7) Menjaga fokus rapat tanpa melakukan aktifitas lain.
8) Mengisi presensi awal dan akhir rapat, denganbatas waktu 15 menit.
9) Menyalakan video saat rapat berlangsung.
10) Menjalankan rapat dengan kondusif dan berpartisipasi aktif.

c. Presentasi, Dialog Interaktif, dan Partisipasi Aktif Peserta Rapat

1) Hindari komunikasi satu arah dalam rapat virtual. Materi dan presentasi perlu

dibuat interaktif, dengan memvisualisasikan informasi bukan hanya mengandalkan
penjelasan verbal.
2) Libatkan semua peserta dalam diskusi, memberikan masukan, dan merespons

untuk mencapai tujuan rapat.
3) Pastikan semua kamera dan mikrofon aktif saat rapat dimulai agar peserta benar-
benar fokus dan terlibat, menghindari gangguan seperti browsing atau kegiatan
lain.
4) Berikan tugas kepada orang-orang berbeda, seperti mencatat notulen, merekam

video dsb
5) Ajukan pertanyaan atau minta pendapat dari setiap individu yang hadir,
memastikan partisipasi aktif dan memaksimalkan penggunaan waktu.

f. Menjaga Keseimbangan Diskusi
1) Hindari dominasi diskusi oleh satu atau beberapa peserta.
2) Pemimpin rapat harus tahu kapan menghentikan seseorang yang mendominasi,

terutama jika orang tersebut dianggap memiliki kompetensi atau wewenang
tertentu. Keberanian dan ketegasan dibutuhkan dalam mengelola situasi ini.

Ayo Berpikit Kreatif
g. Penyampaian Keputusan
1) Setelah mencapai keputusan final, pemimpin rapat perlu menyampaikan
keputusan tersebut dengan jelas.

2) Pastikan setiap keputusan diambil dengan pertimbangan terbaik untuk
kesejahteraan semua anggota.
3) Sampaikan alasan di balik setiap keputusan untuk menghindari ketidakpuasan

antara anggota yang mungkin tidak setuju.

27
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT