Page 38 - Pengelolaan Rapat

MATERI

Ayo Berpikit Kreatif

Video Praktik

Video Praktik
Rapat Langsung

https://qrco.de/bf8bCM

2. Rapat Virtual

a. Mengirimkan Undangan Sebelum Rapat Virtual
Rapat virtual memiliki risiko gangguan (distruction). Untuk mencegah peserta lupa

pada jadwal rapat virtual, sekretaris perlu menjadwalkan rapat tersebut. Misalnya,
menggunakan Google Calendar untuk mengirim pemberitahuan dan link
meetingmelalui email. Memberikan reminder melalui WhatsApp beberapa jam
sebelum rapat juga membantu peserta bergabung di waktu yang ditentukan.

b. Membuka Rapat

Membuka rapat dapat dilakukan dengan memberikan salam, menjelaskan tujuan
rapat, dan membaca agenda kegiatan yang akan dilaksanakan yang disampaikan
oleh sekretaris. Namun jika tidak melibatkan sekretaris maka disampaikan oleh
pimpinan serta memberikan sambutan. Dapat ditambahkan dengan sedikit kata
pengantar seperti cerita yang relevan, humor ataupun hal lain yang dapat
mengaktifkan fokus peserta rapat sebelum masuk ke pembahasan inti rapat.

c. Peraturan yang Jelas
Teknologi yang digunakan harus seragam dan mendukung, seperti Zoom, Google
Hangout, atau WhatsApp Video Call, dan memastikan semua anggota tim memiliki
akses internet yang memadai. Mengirim link rapat dengan cukup waktu sebelum
rapat membantu peserta mempersiapkan diri. Beberapa peraturan rapat online
yang dapat ditetapkan, antara lain:

1) Memastikan jaringan internet yang stabil.
2) Masuk ke link rapat 15 menit sebelum waktu rapat.

3) Mematikan mikrofon (mute) saat sesi rapat berlangsung.
4) Menyalakan mikrofon (unmute) saat sesi diskusi.
5) Menggunakan fitur raisehand atau chat untuk pertanyaan.

26
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT