Page 63 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

f. Isi Surat
Secara umum, isi surat terbagi atas tiga bagian , yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan
paragraf penutup. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan.

Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan, pernyataan, balasan, pertanyaan, atau
permintaan. Adapun contoh untuk paragraf pembuka adalah sebagai berikut:
1) Sehubungan dengan pengembangan usaha baru di perusahaan, maka dengan ini kami
mengundang Bapak/Ibu untuk ikut rapat yang akan dilaksanakan pada :
2) Menanggapi surat permintaan daftar produk serta harga yang Saudara kirimkan pada
tanggal...
3) Perkenalkan kami dari PT Global Abadi yang bergerak di bidang service sarana dan
prasarana kantor, bermaksud untuk menjalin kerja sama untuk ...
5) Bersama surat ini kami beritahukan bahwa menurut pembukuan di perusahaan Kami,
Saudara masih memiliki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar ...

Dalam paragraf isi dikemukakan ha-hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat.
Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas. Sementara itu pada paragraf penutup
merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat
mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima
surat. Contoh penulisan paragraf penutup yang cermat adalah:
1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Atas perhatian dan kerja sama yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3) Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.
4)Demikianlah semoga kerja sama yang telah kita bina dapat semakin ditingkatkan.

g. Salam Penutup
Menurut peraturan penulisan surat, salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan
tanda tangan pengirim. Adapun ketentuan dalam penulisan salam penutup adalah sebagai
berikut.
1) Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital.
2) Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca
lain, atau tanpa tanda apa-apa.

Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah:
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wassalam,

h. Tanda tangan, nama terang dan Jabatan
Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang. Nama Terang dan Tanda
Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk
mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan. Selain itu, pada tanda tangan pejabat ini
biasanya ditimpa dengan stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa
surat itu sah dan resmi.

Teori dan Praktik Perkantoran 57