Page 59 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis kepala surat:
1) Nama instansi tidak boleh disingkat, misalnya Biro Diktat, Depdikbud, Badan Bimas,
tetapi harus ditulis Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.
2) Kata jalan tidak boleh disingkat menjadi Jln. atau JI., tetapi harus ditulis lengkap "Jalan".
3) Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun
dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
4) Kata telepon dan kotak pas diikuti oleh nomor tanpa diberi tanda titik dua (:), sedangkan
nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena
bukan merupakan suatu jumlah.

Contoh Telepon: 489.655.8 Kotak Pos: 265.5 Seharusnya Telepon 4896558 Kotak Pos 2655

b. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis lengkap yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan
huruf dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tersebut, nama kota tidak
dicantumkan, karena nama kota sudah tertera pada kop surat. Setelah tahun, tidak diikuti
oleh tanda baca apa pun, seperti titik (.) titik koma (,) dan tanda hubung yang lain.

Selain itu juga harus diperhatikan bahwa penulisan bulan tidak boleh disingkat, harus
ditulis dengan lengkap dan tepat. Misalnya bulan Februari bukan Pebruari/Feb, bulan
November bukan Nopember/Nov.

Contoh :
Penulisan tanggal surat yang tepat
12 Februari 2022

Penulisan tanggal surat yang salah
12 Feb 2022
12-02-2022
Malang, 12 Februari 2022
12 Pebruari 2022

c. Nomor Surat, Lampiran, Perihal
Nomor, Lampiran, dan Perihal ditulis dengan diawali huruf kapital serta diikuti oleh tanda
titik dua. Penulisan Nomor, Lampiran dan Perihal dapat disingkat menjadi No. Lamp. dan
Hal dengan catatan harus konsisten. Jika kata nomor ditulis lengkap, kata lampiran pun
juga ditulis lengkap. Jika kata nomor disingkat menjadi No., kata lampiran juga harus
disingkat menjadi Lamp. Kata Lampiran ditulis di bawah nomor apabila ada yang
dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, maka kata Lampiran tidak perlu
ditulis. Meskipun demikian, pokok surat surat hendaklah dapat menggambarkan pesan
yang ada dalam isi surat.
Contoh:
Penulisan urutan Nomor, Lampiran dan Perihal ditulis lengkap
Nomor :
Lampiran :
Perihal :
Penulisan urutan Nomor, Lampiran dan Perihal disingkat
No. :
Lamp. :
Hal :

Teori dan Praktik Perkantoran 53