Page 57 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

2. Jenis-Jenis Surat
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dikelompokkan atas tiga jenis, yaitu: a)
surat pribadi; b) surat dinas; dan c) surat niaga.

Adapun ciri-ciri yang dimiliki oleh ketiga jenis surat tersebut antara lain:
a. Surat Pribadi
Merupakan surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Surat-menyurat pribadi itu timbul dalam pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam
komunikasi antara anak dan orang tua, antar kerabat, antar sejawat, dan antar teman.
Namun surat pribadi juga ada yang bersifat resmi yaitu surat lamaran kerja atau surat
permohonan.
b. Surat Dinas / Surat Resmi
Merupakan segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat
penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi
pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada
instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya. Misalnya seperti surat
tugas, surat pemberitahuan, surat keterangan, dll.
c. Surat Niaga
Merupakan surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan
usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya perusahaan
angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perbankan). misalnya surat
permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat
pembayaran, dll. Surat niaga memegang peranan penting dalam dunia usaha karena
sebagian besar hubungan dengan pihak luar dilakukan melalui surat-menyurat. Oleh
karena itu, surat niaga harus disusun dengan jelas dan menarik, serta perlu dikelola secara
profesional oleh pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidang surat-menyurat. Adapun
proses jual beli dengan menggunakan surat niaga adalah sebagai berikut.

Gambar 4.1. Proses jual beli dengan surat niaga

Teori dan Praktik Perkantoran 51