Page 60 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

Tata Cara Penulisan Nomor
Terdapat beberapa komponen yang secara umum, harus ada di dalam nomor surat.
Komponen– komponen dalam surat ini penulisannya harus diperhatikan sesuai dengan
kepentingan substansi surat. Untuk memahami tata cara penulisan surat. Perhatikan
contoh berikut.
Contoh
Nomor: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT

Keterangan:
ZZZ : Kode Surat
001 : Nomor Surat Berurut
GG-YYY : Kode Chapter
PP : Kode Pengurus yang mengeluarkan
XX : Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi (I, II, III, IV, V, dsb)
TT : Tahun surat

Tujuan nomor surat adalah untuk menyampaikan informasi dalam bentuk kode. Selain itu,
untuk mempermudah penyimpanan, pencarian, pencatatan surat masuk serta keluar, dan
hal lainnya yang berkaitan dengan pengarsipan.

Tata Cara Penulisan Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama
surat yang bersangkutan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan lampiran
adalah:
a) Pencantuman jumlah lampiran hanya menggunakan hurufnya saja, misalnya
Lampiran : dua lembar.
b) Setelah pencantuman jumlah lampiran, tidak diberi tanda titik.
c) Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, tidak perlu mencantumkan lampiran pada surat
tersebut.

Tata Cara Penulisan Perihal
Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat yang biasa disebut “Hal atau
Perihal“. Dengan membaca perihal yang ada dalam surat, pembaca akan langsung
mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut. Untuk penulisan perihal
hendaknya disingkat, dengan catatan singkatan tersebut cukup menggambarkan persoalan
pokok meskipun penerima surat belum membaca surat secara lengkap.

Contoh:
Penulisan perihal yang tidak dianjurkan
Hal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran
Ujian Dinas Tingkat III Departemen A.
Hal : EDARAN PENYEGARAN BENTUK SURAT 3
Hal : Perpanjangan Izin Mengajar 4
Hal : Permintaan soal-soal Ujian.

Penulisan perihal yang dianjurkan:
Hal : Permohonan tenaga pengajar
Hal : Penyeragaman bentuk surat
Hal : Perpanjangan izin mengajar
Hal : Permintaan soal ujian

Teori dan Praktik Perkantoran 54