Page 21 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X
P. 21
MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA
a. Sistem ilustrasi
Sebagian besar sistem pengarsipan secara permanen menggunakan warna
atau angka untuk menandakan batas. Nomor-nomornya selalu berurutan
sehingga orang buta warna tidak dapat menemukan arsip dengan benar. Sistem
ini, visualisasi warna secara kontras adalah bantuan untuk mempelajarinya.
b. Sistem pengarsipan nomor langsung
Sistem pengarsipan nomor langsung (Direct Number Filing System)
memiliki bagian utama dengan penomoran ratusan (100, 200 dan seterusnya)
ditandai dengan petunjuk posisi pertama adalah tanda merah. Kemudian, sub
bagiannya ditandai dengan petunjuk posisi kedua adalah tanda biru dan
petunjuk posisi ketiga adalah tanda kuning, semuanya dalam rentang puluhan.
Semua label petunjuk bisa disisipkan dan batas nomor-nomor bisa
digunakan sesuai kebutuhan. Masing–masing folder memiliki tanda potongan
menunjukkan nomor-nomor dan nama-nama.
c. Sistem pengarsipan setara
Sistem pengarsipan nomor setara (Sequential Numerik Shelf Filing System)
memiliki folder berwarna dengan nomor-nomor bercetak tebal dan berurutan.
Dengan adanya warna dan nomor folder sehingga akan mudah dikenali,
tercantum dalam tab-tab di posisi pertama dan ketiga.
Folder-folder diurutkan dalam warna-warna sesuai keinginan. Nomor awal
folder merupakan nomor secara khusus disusun dengan nomor urut (sebagai
contoh: 2, 4, 6, atau 10, 20, 30, 40).
Silahkan ditonton video di bawah ini mengenai Sistem Penyimpanan Arsip:
