Page 19 - Modul Kearsipan OTKP Kelas X
P. 19
MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA
b. Menginginkan agar dokumen/arsip dari nama sama akan berkelompok di bawah
satu nama.
c. Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip berhubungan
dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu.
d. Sistem nama mudah diingat.
Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali
suatu arsip di antara arsip-arsip lain. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya yaitu
berisi huruf dan berisi kata/nama/masalah.
3. Sistem Kronologis
Suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal,
bulan atau tahun disebut Filing sistem kronologis. Kode penyimpanan dan
penemuan kembali di sistem ini menggunakan tanggal, bulan atau tahun pembuatan
surat atau tanggal surat pada barisan tanggal dalam arsip itu. Sebagai subjek yakni
tahun, sebagai sub subjek yakni bulan, dan sebagai satuan sub subjek yakni tanggal.
Sistem kronologis merupakan sistem yang sederhana dan praktis sehingga cocok
diterapkan di perusahaan kecil dimana segala kegiatannya masih sedikit dan
masalahnya belum kompleks.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Tahun ditetapkan sebagai judul laci.
b. Bulan ditetapkan sebagai judul guide.
c. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
Misalnya:
Diterima surat dari PT ABC pada beberapa tanggal:
1 Oktober 2011
18 November 2013
14 Desember 2013
Kode Tanggal Surat Kode laci Guide Folder
1 Oktober 2011 2011 Oktober 01
18 November 2013 2013 November 18
14 Desember 2013 2013 Desember 14
